Auf einen Blick
Ausgangslage
Das Unternehmen war über Jahre organisch gewachsen und pflegte Kundenbeziehungen wie viele KMU: in Outlook und Excel. Mit steigendem Wettbewerbsdruck und wachsendem Team wurde die fehlende Vertriebsstruktur zum echten Wachstumshemmnis. Das Ziel: ein CRM, das das Team tatsächlich nutzt – nicht nur installiert.
Unsere Rolle im Projekt
SystemSelect hat die Systemauswahl moderiert und sichergestellt, dass die Entscheidung auf Basis von Anforderungen – nicht auf Basis von Marketing-Folien getroffen wurde. In der Implementierungsphase haben wir das Change Management und die Schulungsplanung übernommen, weil Adoption die entscheidende Erfolgsvariable bei CRM-Projekten ist.
Die größte Herausforderung war nicht die Technik, sondern die Nutzungsdisziplin: Ein CRM, das nicht gepflegt wird, ist wertlos. Deshalb haben wir die erste Zeit nach Go-Live intensiv begleitet und erst dann abgeliefert, als die Adoption-Kurve stabil war.
Vorgehen: 5 Phasen in 6 Monaten
01Anforderungsanalyse (Woche 1–4)
- Workshops mit Vertrieb, Marketing und Geschäftsführung
- 95 priorisierte Anforderungen, davon 12 Must-haves
- Besondere Anforderung: nahtlose Integration mit bestehender Microsoft 365 Umgebung
- Budget-Rahmen definiert: max. 600 EUR/Monat Lizenzkosten bei 12 Nutzern
02Marktanalyse & Longlist (Woche 5–7)
- 5 Systeme evaluiert: HubSpot, Salesforce Sales Cloud, Microsoft Dynamics 365 Sales, Pipedrive, noCRM.io
- TCO-Vergleich über 3 Jahre: HubSpot Professional deutlichster Vorteil (40% günstiger als Salesforce)
- Shortlist: HubSpot Professional, Salesforce Starter Suite, Microsoft Dynamics 365 Sales
- Ausschluss Pipedrive: zu wenig Marketing-Automation für geplante Lead-Nurturing-Kampagnen
03Demo & Bewertung (Woche 8–11)
- Scripted Demo mit eigenem Beispiel-Lead-Prozess und realen Angebotsdaten
- Bewertung durch 4 Personen (Vertriebsleiter, Account Manager, Marketing, GF) mit Scorecard
- Entscheidung: HubSpot Professional – beste Kombination aus Usability, Marketing-Automation und Preis
- Salesforce technisch gleichwertig, aber Lizenzkosten und Implementierungsaufwand nicht darstellbar
04Implementierung & Datenmigration (Woche 12–20)
- Migration: 1.200 Kontakte aus Outlook, 380 Unternehmen aus Excel, 95 offene Angebote
- Pipeline-Konfiguration: 5 Deal-Stages definiert mit klaren Eingangs-/Ausgangskriterien
- E-Mail-Integration: Outlook-Tracking aktiviert, Kalender-Synchronisation eingerichtet
- Marketing-Hub: 15 E-Mail-Workflows aufgebaut (Lead-Nurturing, Onboarding, Reaktivierung)
05Change Management & Schulung (Woche 18–24)
- 2 Schulungstage: Tag 1 Grundlagen (alle), Tag 2 rollenspezifisch (Vertrieb/Marketing getrennt)
- 4-wöchige Begleitung nach Go-Live: wöchentliche Feedback-Runde, Anpassungen am Workflow
- CRM-Champion intern bestimmt – verantwortlich für Datenpflege-Standards und neue Mitarbeiter-Onboarding
- Erfolgsmessung: monatliches Adoption-Dashboard (Aktivitäten, Deal-Updates, E-Mail-Nutzung)
Ergebnisse nach 6 Monaten Betrieb
Qualitative Ergebnisse
- Vertriebsleitung hat erstmals Echtzeit-Zugang zu allen Opportunities – keine wöchentlichen Status-Mails mehr
- Website-Leads werden automatisch erfasst und dem richtigen Vertriebsmitarbeiter zugewiesen
- Angebote werden direkt aus HubSpot erstellt – Versanddatum und Folgeaktivitäten automatisch gesetzt
- E-Mail-Sequenzen pflegen Kontakte über längere Entscheidungszyklen ohne manuellen Aufwand
- Neues Reporting: Conversion je Kanal, Durchlaufzeit je Deal-Stage, Aktivitäten je Mitarbeiter
CRM-Projekt geplant?
Wir begleiten CRM-Auswahlprojekte von der Anforderungsanalyse bis zur stabilen Adoption – und helfen euch, das System zu finden, das euer Team tatsächlich nutzt.