ERP-Auswahl im Maschinenbau: Von Navision 2015 zu Dynamics 365

    Wie ein bayerischer Maschinenbauer mit 140 Mitarbeitern sein ERP in 11 Monaten modernisierte – strukturiert, budgettreu und mit messbarem Ergebnis.

    Auf einen Blick

    Branche
    Maschinenbau
    Unternehmensgröße
    140 Mitarbeitende
    Gewähltes System
    Dynamics 365 BC
    Projektdauer
    11 Monate

    Ausgangslage

    Das Unternehmen betrieb seit 2015 eine nicht mehr gewartete Version von Microsoft Dynamics NAV. Cloud-Anbindung, moderne Schnittstellen und eine integrierte Fertigungsplanung fehlten vollständig. Die Entscheidung für eine Ablösung war getroffen – die Frage war: Welches System, welcher Partner, zu welchem Preis?

    Altsystem
    Microsoft Dynamics NAV 2015 – keine Updates, keine Cloud-Option
    Fertigungsplanung
    Kapazitäts- und Ressourcenplanung vollständig in Excel (35 verknüpfte Tabellen)
    Auftragsstatus
    Keine Echtzeit-Transparenz – täglich manueller Statusabgleich zwischen Vertrieb, Produktion und Lager
    Multi-Currency
    Keine native Unterstützung – Fremdwährungsgeschäfte manuell nachgepflegt
    Datensilos
    CRM, Zeiterfassung und Einkauf in separaten Insellösungen ohne ERP-Anbindung

    Unsere Rolle im Projekt

    SystemSelect wurde als neutrales PMO und Evaluierungspartner beauftragt – unabhängig von Softwareanbietern und Implementierungspartnern. Wir haben den gesamten Auswahlprozess von der Anforderungsanalyse bis zur Vertragsverhandlung begleitet und anschließend die Implementierungsphase als Qualitätssicherungsinstanz und Schnittstelle zwischen Auftraggeber und Systemhaus begleitet.

    Unser Mandat: Die beste Entscheidung für das Unternehmen treffen – nicht die bequemste oder die des günstigsten Anbieters.

    Vorgehen: 5 Phasen in 11 Monaten

    01Anforderungsanalyse (Woche 1–8)

    • Workshops mit 6 Fachbereichen (Vertrieb, Produktion, Einkauf, Lager, Controlling, IT)
    • 230 priorisierte Anforderungen erarbeitet (davon 18 Must-haves)
    • Prozesslandkarte Ist/Soll für 12 Kernprozesse
    • Make-or-buy-Analyse für Spezialfunktionen (Servicemodul, Projektabrechnung)

    02Marktanalyse & Longlist (Woche 9–12)

    • 8 ERP-Systeme evaluiert: SAP Business One, Dynamics 365 BC, Infor LN, Epicor Kinetic, abas, proALPHA, Sage X3, Haufe X360
    • Scoring-Matrix auf Basis der 18 Must-haves und 40 High-Priority-Anforderungen
    • Shortlist: Microsoft Dynamics 365 Business Central, proALPHA, abas ERP
    • Preisindikationen für TCO-Vergleich eingeholt

    03Demos & Bewertung (Woche 13–20)

    • Scripted Demo: 12 definierte Testszenarien mit echten Artikeln und Produktionsaufträgen
    • Bewertungs-Scorecard mit 5 Bewertern aus Fachbereichen
    • Referenzbesuche bei je einem Bestandskunden der drei Shortlist-Anbieter
    • Technische Due Diligence: Schnittstellen, Wartbarkeit, Roadmap

    04Entscheidung & Verhandlung (Woche 21–24)

    • Entscheidungsmatrix mit gewichteten Kriterien (Funktionalität 40%, TCO 30%, Partner 20%, Strategie 10%)
    • Dynamics 365 Business Central als Sieger – deutlichster Vorsprung im Funktionsbereich Produktion
    • Lizenzpreisverhandlung: 18% Reduktion durch Bündelung mit Microsoft 365
    • SLA-Verhandlung: 99,9% Verfügbarkeit mit 4h Reaktionszeit für kritische Fehler

    05Implementierung & Go-Live (Monat 7–11)

    • Phasenmodell: Finance & Einkauf (Monat 7–8), Produktion & Lager (Monat 9–10), CRM-Integration (Monat 11)
    • Datenmigration: 14.000 Artikel, 8.200 Kunden/Lieferanten, 6 Jahre Buchungshistorie
    • Key-User-Schulung: 22 Mitarbeitende, rollenbasierte Trainings je Fachbereich
    • Hypercare-Phase: 6 Wochen dedizierter Support nach Go-Live

    Ergebnisse nach 12 Monaten Betrieb

    35%
    weniger manuelle Schritte
    in der Auftragsabwicklung durch End-to-End-Prozessintegration
    11 Mon.
    Projektlaufzeit
    von Kickoff bis Go-Live, im vereinbarten Budget
    22
    Key User geschult
    in 6 Fachbereichen, rollenspezifisch
    27 Mon.
    ROI Break-Even
    durch eingesparte Personalkosten und weniger Nacharbeitsaufwand

    Qualitative Ergebnisse

    • Echtzeit-Lagerbestandsanzeige ersetzt täglich erstellten Excel-Report
    • Auftragsstatus für Vertrieb und Produktion in einer Ansicht sichtbar
    • Fremdwährungsgeschäfte vollständig im ERP abgebildet – kein manuelles Nachpflegen mehr
    • Integration mit Microsoft 365 (Teams, Outlook) direkt out-of-the-box nutzbar
    • Projektleiter und Controlling erstmalig mit Echtzeit-Budget-Tracking

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    Wir begleiten ERP-Auswahlprojekte im Mittelstand von der Anforderungsanalyse bis zum erfolgreichen Go-Live – unabhängig, strukturiert und mit Ergebnisverantwortung.

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