Tim Sternatz · SystemSelect · Herstellerunabhängige Softwareauswahl
· Aktualisiert · 8 Min Lesezeit
"Das machen wir intern" – dieser Satz fällt regelmäßig am Anfang von Softwareprojekten. Und er ist teuer. Nicht weil interne Teams es nicht können, sondern weil die versteckten Kosten eines solchen Projekts meist unterschätzt werden.
In diesem Artikel zeigen wir, was eine Systemauswahl wirklich kostet – und warum eine professionelle Begleitung oft günstiger ist als der DIY-Ansatz.
Der "Do-it-yourself"-Irrtum
DIY-Systemauswahl
Was Sie sehen vs. was Sie zahlen
| Externe Kosten | 0 € |
| Projektleiter (200h × 50€) | 10.000 € |
| Fachbereich (5 Personen × 60h × 40€) | 12.000 € |
| IT (80h × 60€) | 4.800 € |
| Reisekosten Demo-Tage | 2.000–5.000 € |
| Verzögerung / Opportunitätskosten | schwer messbar |
| Gesamt (sichtbar) | ca. 29.000–32.000 € |
Risiko Fehlentscheidung: Folgekosten 200.000–500.000 €
Professionelle Auswahlberatung
Transparente Investition mit kalkulierbarem ROI
| Externe Beratungskosten | 15.000–45.000 € |
| Interne Mitarbeit (reduziert) | ca. 5.000–10.000 € |
| Reisekosten Demo-Tage | 1.000–3.000 € |
| Risiko Fehlentscheidung | deutlich reduziert |
| Gesamt | ca. 21.000–58.000 € |
Kürzere Laufzeit + fundierte Entscheidungsgrundlage
Die vier Kostenblöcke einer Systemauswahl
Anforderungsanalyse & Scope
Stakeholder-Interviews, Prozess-Dokumentation, Priorisierung der Anforderungen (MoSCoW), K.O.-Kriterien definieren.
ca. 40–80 Stunden intern
Budget-Anteil
20–30 %
Marktscreening & Longlist
Marktüberblick erstellen, 15–25 Anbieter vorqualifizieren, RFI-Versand und Auswertung, Shortlist auf 3–5 Anbieter reduzieren.
ca. 20–40 Stunden intern
Budget-Anteil
15–20 %
Demo-Tage & Bewertung
Anbieterpräsentationen vorbereiten und moderieren, Scoring-Modell anwenden, Team-Feedback konsolidieren.
ca. 30–60 Stunden intern
Budget-Anteil
25–35 %
Vertragsverhandlung & Due Diligence
Angebot verhandeln, Referenzen prüfen, Vertragsklauseln (SLA, Datenschutz, Exit-Klauseln) bewerten.
ca. 20–40 Stunden intern
Budget-Anteil
15–25 %
Der ROI einer professionellen Auswahl
Die beste Investition in ein Softwareprojekt ist die Auswahl. Hier ist warum:
Fallstudie A: Mit Auswahl
Mittelständler (150 MA) investiert 25.000 € in externe Auswahlberatung. ERP-Einführung: 280.000 €, in time, in budget. System läuft heute produktiv, keine Nachbesserungen.
Projektkosten gesamt: 305.000 €
Fallstudie B: Blindkauf
Gleichgroßes Unternehmen kauft ERP nach zwei Demos ohne externe Begleitung. Implementierung läuft aus dem Ruder, 18 Monate Verzug, Change-Requests: 120.000 € extra.
Projektkosten gesamt: 550.000 €
Fazit
Die Differenz von 245.000 € bei Fallstudie B hätte für fast 10 professionelle Auswahlprojekte gereicht.
ROI der Auswahlberatung: 880 %
Tagessätze + Aufwand: was kostet der Auswahlprozess konkret?
DACH-Marktstand 2026. Tagessätze variieren nach Seniorität, Spezialisierung und Region. Eigenleistung interner Mitarbeiter ist nicht kostenlos — kalkulieren Sie deren Zeit mit 700-1.200 €/Tag (Vollkosten).
| Rolle | Tagessatz (netto) | Wann sinnvoll |
|---|---|---|
| Solo-Berater (Senior, herstellerneutral) | 1.200 – 1.800 € | KMU, klarer Scope |
| Boutique-Beratung (3-10 MA) | 1.400 – 2.200 € | Mittelstand, multi-domain |
| Mid-Tier (Etventure, Diconium…) | 1.800 – 2.500 € | Konzern-Auswahl + Implementierung |
| Big4 (KPMG, PwC, EY, Deloitte) | 2.500 – 3.500 € | Konzern, regulierte Branche |
| Tier-1 (BCG, Bain, McK) | 3.500 – 5.500 € | C-Level-Sponsorship, Org-Transformation |
Aufwands-Beispiele: 3 Projekt-Größen
| Projekt-Größe | Beratung extern | Intern (Vollkosten) | Summe Auswahl |
|---|---|---|---|
| CRM-Auswahl KMU (60k € Software-Budget) | 15 – 30 k€ | 12 – 20 k€ | 27 – 50 k€ |
| ERP-Auswahl Mittelstand (300k €) | 40 – 80 k€ | 30 – 60 k€ | 70 – 140 k€ |
| Multi-System Konzern (1 Mio. €) | 120 – 250 k€ | 80 – 150 k€ | 200 – 400 k€ |
ROI: Auswahl-Beratung als Risiko-Versicherung
Faustregel aus 50+ analysierten Projekten: jeder Euro in eine saubere Auswahl spart 3–10 € an Folgekosten (Falsche Anbieter-Wahl, vergessene Anforderungen, gescheiterte Migration). Bei einem 300k-€-ERP-Projekt sind 70k € Auswahl-Beratung also potenziell 200–700 k € an vermiedenen Eskalations- und Nachlizenz-Kosten. Detail-TCO-Berechnung mit Folgekosten-Szenarien: TCO-Analyse →