Ein strukturierter Anforderungskatalog ist das Fundament jeder erfolgreichen Systemauswahl. Er entscheidet darüber, ob Sie am Ende ein System haben, das zu Ihren Prozessen passt – oder eines, das mit teuren Anpassungen nachgebessert werden muss. Dennoch unterschätzen viele Unternehmen diese Phase und starten mit vagen Wunschlisten statt konkreten, messbaren Anforderungen in die Herstellergespräche.
Die Folgen sind vorhersehbar: Anbieter präsentieren Features, die beeindruckend aussehen, aber für Ihren Anwendungsfall irrelevant sind. Kritische Funktionen werden übersehen, weil niemand danach gefragt hat. Und am Ende des Auswahlprozesses vergleichen Sie Äpfel mit Birnen, weil jeder Hersteller andere Aspekte in den Vordergrund gestellt hat. Ein guter Anforderungskatalog schafft die Struktur, die Sie brauchen, um Angebote objektiv bewerten zu können.
Unsere praxiserprobte Vorlage gibt Ihnen einen Rahmen für die systematische Erfassung aller relevanten Anforderungen – von funktionalen Muss-Kriterien über technische Rahmenbedingungen bis hin zu wirtschaftlichen Faktoren. Sie hilft Ihnen, alle Stakeholder einzubinden und am Ende ein Dokument zu haben, das als verbindliche Grundlage für Ihre Ausschreibung dient.
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Excel-Vorlage
Sofort einsatzbereite Vorlage mit vordefinierten Kategorien und Bewertungsschemata
Strukturierte Erfassung
Systematische Gliederung nach Funktionsbereichen und Prioritäten
Stakeholder-Management
Einbindung aller relevanten Fachabteilungen in den Anforderungsprozess
Bewertungsmatrix
Objektive Vergleichbarkeit durch gewichtete Bewertungskriterien
So erstellen Sie Ihren Anforderungskatalog
In vier Schritten zur vollständigen Anforderungsdokumentation
Stakeholder identifizieren
Ermitteln Sie alle relevanten Fachabteilungen und deren Vertreter, die am Auswahlprozess beteiligt sein sollten.
Anforderungen sammeln
Führen Sie strukturierte Interviews und Workshops durch, um die Anforderungen systematisch zu erfassen.
Priorisieren & Gewichten
Ordnen Sie den Anforderungen Prioritäten zu und definieren Sie Must-Have vs. Nice-to-Have Kriterien.
Dokumentieren & Abstimmen
Erstellen Sie ein konsistentes Anforderungsdokument und stimmen Sie es mit allen Stakeholdern ab.
Checkliste: Vollständiger Anforderungskatalog
- Alle relevanten Stakeholder identifiziert und eingebunden
- Funktionale Anforderungen nach Bereichen strukturiert
- Nicht-funktionale Anforderungen (Performance, Sicherheit) definiert
- Prioritäten (Must-Have, Should-Have, Nice-to-Have) zugewiesen
- Gewichtung der Kriterien mit Stakeholdern abgestimmt
- Anforderungen SMART formuliert
- Dokument mit allen Beteiligten reviewt und freigegeben
Weiterführende Inhalte
Anforderungsanalyse
Methoden und Best Practices für eine strukturierte Anforderungsanalyse bei der Systemauswahl.
Zum ArtikelSystemauswahl Methodik
Bewährte Methoden für die systematische Auswahl von Business-Software im Mittelstand.
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Vorlage und Anleitung für ein professionelles ERP-Lastenheft als Grundlage der Ausschreibung.
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Vorlage und Leitfaden für ein CRM-Lastenheft: Anforderungen strukturiert erfassen und bewerten.
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Anleitung für eine professionelle Software-Ausschreibung: von der Vorbereitung bis zur Vergabe.
Zum ArtikelHäufige Fragen
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