Download: Software Ausschreibung Vorlage (RFP-Template)
Direkt nutzbar für Mittelstand/SME. Passe Scope, Systemklasse und Use Cases an – dann kannst du Anbieter konsistent bewerten.
RFP-Template (Excel) – Software Ausschreibung Vorlage
Struktur für Scope, Use Cases, Anforderungen, NFRs, Integrationen, Fragenkatalog, Scoring und TCO.
Format: .xlsx · empfohlen für Vergleichbarkeit
Hinweis: Wenn du den Download "gaten" willst (E-Mail), ersetze den direkten Link durch ein Formular/CRM-Flow.
Optional: RFP-Template (Word) – Textversion
Wenn du formaler ausschreiben musst (Vergabe/Compliance): Textstruktur + Kapitel-Template.
Format: .docx · optional
Hinweis: Wenn du den Download "gaten" willst (E-Mail), ersetze den direkten Link durch ein Formular/CRM-Flow.
Warum eine Ausschreibung hilft (und wann nicht)
Warum ein RFP (Ausschreibung) im Mittelstand sinnvoll sein kann
- Vergleichbarkeit: Anbieter beantworten die gleichen Use Cases und Kriterien
- Risikoreduktion: kritische Punkte (Integration, Rechte, Datenmodell) werden früh sichtbar
- Zeitersparnis: weniger ‘Showcases’, mehr strukturierte Antworten
- Bessere Angebote: klare Abnahmekriterien und Scope reduzieren Change-Request-Spiralen
Wann ein RFP übertrieben ist
- Wenn Scope sehr klein ist (z.B. 1–2 Workflows) und ihr schnell iterieren wollt
- Wenn ihr ohnehin nur 1 realistische Option habt (z.B. Konzernstandard)
- Wenn ihr nicht bereit seid, Antworten sauber zu bewerten (dann wird es Theater)
Aufbau einer guten Software-Ausschreibung (RFP) – Kapitel für Kapitel
Die Vorlage folgt einer Logik: erst Kontext und Scope, dann Use Cases und Risiken, dann Bewertung und Vertrags-/TCO-Themen. So bleibt das RFP für Anbieter klar – und für euch vergleichbar.
1) Kontext & Zielbild
- Problem-Statement (1 Seite): Symptome, Impact, Zielgrößen
- Zielbild als Capabilities (nicht Feature-Liste)
- MVP-Scope + Roadmap v2/v3
2) Systemklasse & Abgrenzung
- Welche Systemklasse sucht ihr? (ERP, PIM, CRM, MDM, iPaaS …)
- Was ist bewusst out of scope? (z.B. BI, DWH, DMS)
- Integrationslandkarte (Ist/Soll)
3) Use Cases (Kernteil)
- 10–25 priorisierte Use Cases (Impact × Häufigkeit × Risiko)
- Akzeptanzkriterien (testbar) + Beispiel-Datensätze
- No-Go Use Cases (muss gehen, sonst raus)
4) Datenanforderungen & Ownership
- Datenobjekte und Felder (Minimum Dataset für MVP)
- Datenhoheit pro Feld (führende Quelle / write-back Regeln)
- Validierungen: Pflichtfelder, Wertebereiche, Dublettenlogik
5) Nicht-funktionale Anforderungen (NFRs)
- Rollen/Rechte, Audit, DSGVO/PII, Logging
- Performance/Volumen, Verfügbarkeit, Backup/Restore
- Betrieb: Monitoring, Reprocessing, Support-Prozesse
6) Bewertungslogik & Scoring
- Kriterienkatalog + Gewichtung (nicht nur ungewichtete Summen)
- Muss/Kann: Mindestkriterien vs Differenzierungsmerkmale
- Trade-offs dokumentieren (wichtig für Governance)
7) PoC/Demo-Design
- Standardisierte Demo-Skripte je Anbieter (gleiche Zeitbox)
- Mini-PoC: kritische Risiken prüfen (Integration, Rechte, Datenmodell)
- Definition of Done + Abnahmekriterien
8) Angebote, TCO & Vertrag
- TCO (3–5 Jahre): Lizenz + Implementierung + Betrieb + Integrationen + Wachstum
- Meilensteine, Abnahme, Change Requests, Exit/Portabilität
- SLA/SLO Anforderungen je kritischem Prozess
Praxis-Tipp: Der Kern ist immer Kapitel 3 (Use Cases). Wenn ihr dort sauber seid, werden Demos, PoCs und Angebote deutlich besser.
Systemklassen: Ausschreibung richtig einordnen (ERP, PIM, CRM, MDM, iPaaS)
Ein RFP ist am besten, wenn es klar ist, welche Systemklasse gesucht wird. Sonst vergleichen Anbieter unterschiedliche Problemtypen.
ERP (Kernprozesse & Transaktionen)
Wenn End-to-End Prozesse (Finance, Beschaffung, Auftragsabwicklung, Produktion) im Zentrum stehen.
PIM (Produktcontent & Kanäle)
Wenn Produktdaten für Shop/Marktplätze/Kataloge sauber gepflegt und ausgespielt werden müssen.
MDM (Golden Record & Governance)
Wenn Dubletten, Governance, Audit und Domänen-Konsistenz (Kunde/Lieferant) kritisch sind.
CRM (Revenue-Prozess)
Wenn Sales/Marketing/Service datengetrieben konsistent werden soll (Lead→Deal→Kunde).
iPaaS (Integration + Betrieb)
Wenn Integrationen der Hebel sind: Monitoring/Reprocessing/Runbooks reduzieren Run-Kosten.
Typische Fehler in Ausschreibungen (und wie du sie vermeidest)
Fehler 1: Feature-Listen statt Use Cases
Fix: Use Cases mit Akzeptanzkriterien erzwingen Vergleichbarkeit. Features sind abgeleitet, nicht entscheidend.
Fehler 2: Keine Gewichtung der Kriterien
Fix: Gewichtung macht Trade-offs sichtbar. Ohne Gewichtung gewinnt der beste Sales-Pitch.
Fehler 3: TCO nur als Lizenzvergleich
Fix: Betrieb, Admin, Integrationen und Weiterentwicklung dominieren 3–5 Jahre. TCO muss Run enthalten.
Fehler 4: Kein PoC für kritische Risiken
Fix: Mini-PoC fokussiert wenige, aber riskante Fragen: Datenmodell, Rechte, Integration, Performance.
Erstberatung: RFP strukturieren, Anbieter vergleichbar machen (vendor-neutral)
Ich unterstütze systemunabhängig bei: Systemklasse/Scope (MVP), Use-Case Set, Gewichtung der Matrix, Demo-/PoC-Design sowie TCO- und Vertragslogik. Ziel: belastbare Entscheidung statt "Sales gewinnt".
Tipp: Bring eure Systemliste, MVP-Scope, 10 Kern-Use-Cases und Integrationspunkte mit – dann können wir das RFP in kurzer Zeit scharfstellen.