ERP-Systemauswahl

„ERP" ist einer der am häufigsten missbrauchten Begriffe in der Business-Software. Viele Anbieter labeln ihre Produkte als ERP, obwohl sie nur Teilbereiche abdecken – etwa Buchhaltung plus Rechnungsstellung. Ein echtes ERP-System (Enterprise Resource Planning) ist jedoch deutlich mehr: Es ist das operative Rückgrat eines Unternehmens, das die Kernprozesse durchgängig abbildet.

Die Kernprozesse eines ERP-Systems lassen sich in drei Bereiche gliedern: Order-to-Cash (vom Kundenauftrag bis zur Zahlung), Procure-to-Pay (vom Einkaufsbedarf bis zur Lieferantenrechnung) und Record-to-Report (von der Buchung bis zum Monatsabschluss). Dazu kommen je nach Branche Lagerverwaltung, Produktionsplanung, Projektmanagement oder Servicemanagement.

Der entscheidende Unterschied zu spezialisierten Systemen wie CRM, PIM oder iPaaS: Ein ERP-System erzeugt die eine Wahrheit für operative Daten. Wenn der Vertrieb einen Auftrag anlegt, sieht das Lager sofort den Kommissionierungsbedarf. Wenn der Einkauf eine Bestellung aufgibt, wird die Verbindlichkeit in der Buchhaltung angelegt. Ohne diese Durchgängigkeit entstehen Datensilos, manuelle Übergaben und Fehlerquellen.

Gleichzeitig ist ein ERP-System nicht das richtige Werkzeug für jeden Anwendungsfall. Produkt­informationsmanagement (PIM) mit kanalfähigen Datenmodellen, Customer Relationship Management (CRM) mit Pipeline-Management und Marketing-Automation, oder Integrationsplattformen (iPaaS) für Echtzeit-Datenflüsse zwischen Systemen – all das sind eigenständige Systemklassen, die ein ERP ergänzen, aber nicht ersetzen sollten.

Die Erfahrung aus dutzenden Auswahlprojekten zeigt: Es gibt kein universell „bestes" ERP-System. Es gibt nur das am besten passende System für den konkreten Anwendungsfall. SAP Business One ist hervorragend für Unternehmen mit komplexen Finanzstrukturen und Multi-Mandanten-Anforderungen. Microsoft Dynamics 365 Business Central punktet bei Unternehmen, die tief im Microsoft-Ökosystem arbeiten. Haufe X360 und Xentral sind stark bei wachsenden E-Commerce-Unternehmen mit schlanken Prozessen.

Die richtige Wahl hängt von Faktoren ab, die kein Vergleichsartikel abbilden kann: Wie komplex sind eure Geschäftsprozesse tatsächlich? Wie viele Standorte, Mandanten und Währungen müssen abgebildet werden? Welche Integrationen sind geschäftskritisch? Wie hoch ist die interne IT-Kapazität für Administration und Weiterentwicklung? Diese Fragen zu beantworten, ist die eigentliche Arbeit der ERP-Auswahl – nicht das Lesen von Feature-Vergleichen.

Ein strukturierter Auswahlprozess folgt einem klaren Phasenmodell: Zielbild und Scope definieren (MVP), Anforderungen als Use Cases formulieren (nicht als Feature-Listen), eine gewichtete Bewertungsmatrix erstellen, vergleichbare Demos mit denselben Geschäftsfällen durchführen, PoC für die kritischsten Risiken (Integration, Datenmodell, Performance) und eine TCO-Analyse über mindestens 5 Jahre. Jede Phase hat klare Deliverables und Entscheidungspunkte.

Der häufigste Fehler: Unternehmen überspringen die Scope-Definition und starten direkt mit Anbieter-Demos. Das Ergebnis: Jeder Anbieter zeigt seine Stärken, aber niemand demonstriert die tatsächlichen Geschäftsprozesse. Die Entscheidung fällt dann nach „Bauchgefühl" oder Präsentationsqualität – nicht nach Prozess-Fit.

Ein ERP-System operiert nie isoliert. Es muss mit dem Online-Shop kommunizieren, Daten aus dem CRM empfangen, Produktinformationen aus dem PIM synchronisieren, Rechnungen an das Steuerberater-Tool übergeben und mit Logistik­partnern Tracking-Daten austauschen. Die Integrations-Architektur bestimmt, ob das ERP-System im Alltag zuverlässig funktioniert oder zur dauerhaften Fehlerquelle wird.

Ich unterscheide drei Integrations-Muster: Punkt-zu-Punkt (System A spricht direkt mit System B über API), Middleware/iPaaS (ein zentraler Hub orchestriert alle Datenflüsse) und Event-Driven (Systeme reagieren asynchron auf Ereignisse). Für die meisten Mittelständler mit 5 bis 15 integrierten Systemen empfehle ich den iPaaS-Ansatz: Er reduziert Punkt-zu-Punkt-Spaghetti, zentralisiert Monitoring und macht Fehler nachvollziehbar.

Bei der ERP-Auswahl muss die Integrationsfähigkeit ein Kernkriterium sein – nicht ein Nebensatz in der Anforderungsliste. Konkret: Welche APIs bietet das System (REST, GraphQL, Webhooks)? Wie gut ist die Dokumentation? Gibt es native Konnektoren zu den Systemen, die ihr bereits nutzt? Und – oft vergessen – wie werden Integrationsfehler gehandhabt? Ein Auftrag, der nicht vom Shop ins ERP synchronisiert wird, ist ein verlorener Umsatz. Fehler-Monitoring und automatisches Reprocessing sind keine Nice-to-haves, sondern Pflicht.

Praxis-Empfehlung: Plane für Integrationen 10 bis 15 Prozent des Gesamtbudgets ein und definiere für jede Integration ein Runbook: Was passiert, wenn die Synchronisation fehlschlägt? Wer wird alarmiert? Wie werden Daten nachgeladen? Diese Fragen werden in der Auswahl oft ignoriert – rächen sich aber im Betrieb.