Download: ERP Lastenheft Vorlage (Word/Excel)
Lead-Magnet: strukturierte ERP-Anforderungen, Muss/Soll/Kann, Akzeptanzkriterien, Prozess-Scopes, Integrations- & Migrationsfelder plus Bewertungsmatrix. Download gegen E-Mail (Double-Opt-In empfohlen).
Wann die Vorlage dir besonders hilft
- Du willst Angebote vergleichen und brauchst klare Muss-Kriterien.
- Stammdaten/Migration und Integrationen sind kritisch (Shop, CRM, PIM/MDM, WMS/MES).
- Mehrere Bereiche müssen gemeinsam entscheiden (Finance, Einkauf, Lager, Vertrieb).
- Du willst Demos strukturieren: gleiche Use Cases, gleiche Bewertung.
Passende Vertiefung: Systemauswahl Methodik →
ERP-Systemklasse: Das steuert ihr mit dem Lastenheft
ERP als Systemklasse: Warum ein Lastenheft hier besonders wichtig ist
- ERP ist Backoffice-Kern: Order-to-Cash, Procure-to-Pay, Finance, Lager/Logistik – Fehler wirken direkt auf Lieferung, Cashflow und Compliance.
- Ein Lastenheft verhindert ‘Demo-Optimierung’: Anbieter zeigen Standardprozesse, aber eure Ausnahmen/Integrationen entscheiden die Kosten.
- Der größte Aufwand liegt selten im Tool, sondern in Prozessdesign, Datenmigration, Integrationen und Change Management.
Wann ihr ein ERP-Lastenheft zwingend braucht
- Wenn mehrere Bereiche betroffen sind (Finance, Einkauf, Lager, Vertrieb, Produktion) und Prozesse End-to-End laufen müssen.
- Wenn Datenmigration/Artikelstamm/Preislogik kritisch ist oder Altdaten unsauber sind.
- Wenn viele Schnittstellen existieren (Shop, PIM/MDM, CRM, WMS/MES, BI/DWH).
- Wenn ihr Angebote vergleichen wollt (Shortlist + gewichtete Bewertungsmatrix).
Struktur: So baust du ein ERP-Lastenheft, das Angebote vergleichbar macht
Ein gutes ERP-Lastenheft ist kein Roman. Es ist ein Entscheidungsdokument: Prozesse, Regeln, Daten, Integrationen – und Prioritäten.
Kapitel 1: Ziele, Scope & Rahmenbedingungen
- Business-Ziele (z.B. Durchlaufzeit senken, Bestandsgenauigkeit erhöhen, Monatsabschluss beschleunigen)
- In/Out of Scope (Standorte, Mandanten, Produktlinien, Prozesse)
- Rahmenbedingungen (Hosting, Security, Compliance, Budget, Timeline)
Kapitel 2: Prozesslandkarte (End-to-End)
- Order-to-Cash (Angebot→Auftrag→Lieferung→Rechnung→Zahlung)
- Procure-to-Pay (Bedarf→Bestellung→Wareneingang→Rechnung→Zahlung)
- Lager/Logistik (Bestände, Chargen/Serien, Kommissionierung, Retouren)
Kapitel 3: Anforderungen (Muss/Soll/Kann + Akzeptanzkriterien)
- Funktional (z.B. Preis-/Rabattlogik, Varianten, Stücklisten, Freigaben, Workflows)
- Nicht-funktional (Performance, Verfügbarkeit, Audit, Rechte, SSO)
- Betrieb (Monitoring, Backups, Release/Update-Konzept, Supportprozesse)
Kapitel 4: Daten, Migration & Stammdaten
- Datenobjekte: Debitoren/Kreditoren, Artikel, Preise, Bestände, Belege
- Datenqualität: Dubletten, Pflichtfelder, Standards, Owner pro Objekt
- Migration: Quellen, Mapping, Transformation, Cutover, Delta, Validierung
Kapitel 5: Integration, Reporting & Auswahl
- Schnittstellen: CRM, Shop, PIM/MDM, WMS/MES, Versand, Payment, BI/DWH
- Master-Definition: welches System ist ‘Quelle’ für welche Daten?
- Bewertungsmatrix + Demo-Skripte + PoC für Risiken + TCO (3–5 Jahre)
Praxis-Tipp: Formuliere Anforderungen testbar: 'gilt als erfüllt, wenn ...'. Damit werden Aussagen in Demos/Angeboten prüfbar und später abnahmefähig.
Beispiele: ERP-Anforderungen (Muss/Soll/Kann)
Beispielhafte Anforderungen (Auszug) – so sieht es im Lastenheft aus
| Prozess | Beispiel-Anforderung | Typ | Akzeptanzkriterium (Kurz) |
|---|---|---|---|
| Order-to-Cash | Auftragsfreigabe ab Rabatt > X% | Muss | Freigabe-Workflow, Audit-Log, Rollensteuerung |
| Lager | Chargen-/Seriennummern inkl. Rückverfolgbarkeit | Soll/Muss | Wareneingang/Warenausgang trackbar, Report vorhanden |
| Einkauf | 3-Wege-Abgleich (Bestellung/WE/Rechnung) | Muss | Abweichungen werden automatisch markiert |
| Finanzen | Mandanten-/Kostenstellenlogik | Muss | Buchungen konsistent, Export/DATEV/Äquivalent möglich |
| Stammdaten | Artikelvarianten + Attribute + Pflichtfelder | Muss | Variantenerstellung validiert, keine 'leeren' Artikel |
| Integration | Status-Sync zu CRM (Auftrag/Lieferung/Rechnung) | Soll | Status in CRM binnen X Min, Fehler-Queue vorhanden |
Tipp: Ergänze je Anforderung Owner, Priorität, Risiko und Akzeptanzkriterien. Genau dafür ist die Excel-Vorlage ausgelegt.
Bewertung: Anbieter vergleichbar machen (ohne Demo-Bias)
Bewertet anhand einer gewichteten Matrix und standardisierter Demoszenarien. So gewinnt nicht der beste ‘Presenter’, sondern der beste Fit.
Bewertungsmatrix (Vorlage) – Beispiel
| Kriterium | Gewicht | Was prüfen? |
|---|---|---|
| Prozessfit End-to-End | 25% | O2C/P2P/Lager – inkl. Ausnahmen und Freigaben |
| Stammdaten & Migration | 20% | Artikel/Preis/Partner – Mapping, Validierung, Tools |
| Integration & Betrieb | 20% | APIs, Monitoring, Reprocessing, iPaaS-Fit |
| Finance/Compliance | 15% | Audit, Rollen, Buchungslogik, Abschluss |
| Usability & Adoption | 10% | Alltagstauglichkeit, Masken, mobile Nutzung |
| TCO 3–5 Jahre | 10% | Lizenz + Implementierung + Betrieb + Upgrades/Change |
Typische Fehler – und wie die Vorlage sie verhindert
Typische Fehler beim ERP-Lastenheft
- Feature-Liste statt Prozessszenarien (End-to-End) – Angebote werden unklar und nicht vergleichbar.
- Keine Priorisierung (Muss/Soll/Kann) – jede Demo wirkt ‘gut genug’.
- Stammdaten/Migration zu spät – der eigentliche Aufwand kommt nach Vertragsabschluss.
- Integrationen ohne Master-Regeln – Datenkonflikte und Schattenprozesse entstehen.
- Kein Betriebskonzept (Monitoring/Backups/Update-Zyklen) – Probleme landen im Tagesgeschäft.