Welches CRM eignet sich für Steuerberater?

Für DATEV-Kanzleien ist das native DATEV-CRM-Modul die einfachste Wahl – keine Doppelpflege, direkt in der gewohnten Oberfläche. Für Kanzleien mit aktivem Neukundenbusiness ist HubSpot CRM (kostenlose Basisversion) ideal für Mandantengewinnung und Nachverfolgung. Pipedrive ist die günstigste professionelle Option für kleine Kanzleien mit klarem Vertriebsfokus.

Ist ein CRM DSGVO-konform für Kanzleien?

Ja, wenn das System in der EU gehostet wird und einen AV-Vertrag (Auftragsverarbeitung) anbietet. HubSpot (EU-Hosting möglich), Pipedrive, Zoho CRM und Microsoft Dynamics 365 bieten alle DSGVO-konforme Optionen mit AV-Verträgen. Wichtig für Kanzleien: Mandantendaten sind besonders schutzwürdig (§ 57 StBerG) – Cloud-Hosting erfordert geeignete technische und organisatorische Maßnahmen.

Brauche ich als Steuerberater überhaupt ein CRM?

Ja – sobald Sie aktiv neue Mandate akquirieren oder mehr als 50 Bestandsmandanten betreuen. Ein CRM hilft: Mandantenanfragen nie vergessen, Jahresabschluss-Fristen im Blick behalten, Upselling-Potenziale erkennen (Lohnbuchhaltung → Jahresabschluss), und Weiterempfehlungen systematisch verfolgen. Ab 3 Mitarbeitern mit Mandantenkontakt lohnt sich ein CRM.

Welches CRM eignet sich für Steuerberater?

DATEV-Kanzleien wählen am besten das native DATEV-CRM-Modul – keine Doppelpflege, direkt in der gewohnten Umgebung. Für aktive Mandantengewinnung ist HubSpot CRM ideal (kostenlos, starkes E-Mail-Marketing). Kleine Kanzleien ohne DATEV-Anforderungen starten einfach mit Pipedrive.

Ist ein CRM DSGVO-konform für Steuerberater?

Ja, wenn das System in der EU gehostet wird und einen AV-Vertrag bietet. HubSpot, Pipedrive, Zoho CRM und Dynamics 365 bieten alle DSGVO-konforme Optionen. Mandantendaten sind besonders schutzwürdig (§ 57 StBerG) – Cloud-Hosting erfordert geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs).

Brauche ich als Steuerberater ein CRM?

Ja – ab 50 Bestandsmandanten oder sobald Sie aktiv neue Mandate akquirieren. Ein CRM hilft: Anfragen nicht vergessen, Fristen im Blick behalten, Upselling-Potenziale erkennen und Weiterempfehlungen systematisch verfolgen. Ab 3 Mitarbeitern mit Mandantenkontakt zahlt sich ein CRM aus.

Was kostet ein CRM für Steuerberater?

Günstigster Einstieg: HubSpot Free (kostenlos). Pipedrive ab 14,90 €/Nutzer/Monat. Zoho CRM ab 14 €/Nutzer. Das DATEV-CRM-Modul ist als Aufpreis zur bestehenden DATEV-Lizenz verfügbar. Für eine 5-Personen-Kanzlei liegen die monatlichen Kosten zwischen 75–300 €, die Einführung zwischen 1.000–5.000 €.

CRM für Steuerberater 2026: DATEV, HubSpot & Co. im Vergleich

Tim Sternatz · SystemSelect · Herstellerunabhängige Softwareauswahl

14. Mai 2026 · 6 Min Lesezeit

Kurz & knapp

DATEV-Kanzleien nutzen am besten das native DATEV-CRM-Modul. Für aktive Mandantengewinnung ist HubSpot CRM (kostenlos) ideal. Kleine Kanzleien starten einfach mit Pipedrive (ab 14,90 €/Nutzer). Alle empfohlenen Systeme sind DSGVO-konform betreibbar.

Besondere CRM-Anforderungen in Kanzleien

Steuerberater und Wirtschaftsprüfer haben spezifische Anforderungen an CRM-Systeme:

→DSGVO-Konformität und berufsrechtliche Anforderungen (§ 57 StBerG)

→DATEV-Integration für Mandantenstamm-Synchronisation

→Mandanten-Klassifizierung nach Umsatz und Beratungsintensität

→Fristen-Tracking (Jahresabschluss, Steuererklärungen)

→Dokumentenmanagement und sichere Mandantenkommunikation

→Referral-Tracking (Weiterempfehlungen systematisch erfassen)

→Honorar-Tracking und Angebotserstellung

→E-Mail-Integration (Outlook/Gmail) mit Opt-in-Mechanismus

CRM-Systeme für Steuerberater im Vergleich

#1DATEV CRM-Modul

DATEV-Kanzleien aller Größen · Inklusive in DATEV-Kanzlei-Rechnungswesen (Aufpreis für CRM-Modul)

92/100

Stärken

→Direkte Integration in DATEV-Mandantenstamm
→Keine Doppelpflege von Mandantendaten
→Bekannte Oberfläche – kein Schulungsaufwand
→DSGVO-konform und berufsrechtkonform

Schwächen

– Eingeschränkte Marketing-Automation
– Kein E-Mail-Tracking
– Weniger Flexibilität als eigenständige CRM-Systeme

Erste Wahl für DATEV-Kanzleien – keine Migration nötig, direkt integriert, berufsrechtkonform.

#2HubSpot CRM

Kanzleien mit aktivem Neukundenbusiness · kostenlos (Basic) / ab 45 €/Monat (Starter)

84/100

Stärken

→Kostenlose Basisversion für kleine Kanzleien
→Sehr gute E-Mail-Marketing-Funktionen
→Einfache Mandantengewinnung und Nachverfolgung
→Integriertes Terminbuchungs-Tool

Schwächen

– Keine DATEV-Integration nativ
– Datenschutz: US-Unternehmen (EU-Hosting möglich)
– Teuer sobald Marketing-Automation nötig

Ideal für Kanzleien, die aktiv neue Mandate gewinnen wollen – besonders stark bei digitaler Akquise und Content-Marketing.

#3Pipedrive

Kleine Kanzleien, Berufseinsteiger · ab 14,90 €/Nutzer/Monat

80/100

Stärken

→Einfachste Bedienung – in 1 Tag produktiv
→Klare Deal-Pipeline für Mandantenakquise
→DSGVO-konform (EU-Datenzentren wählbar)
→Günstigster professioneller Einstieg

Schwächen

– Keine DATEV-Integration
– Kein natives E-Mail-Marketing
– Weniger Automatisierung als HubSpot

Beste Wahl für kleine Kanzleien und Einzelkämpfer, die einfach loslegen wollen ohne viel Setup.

#4Zoho CRM

Mittelgroße Kanzleien mit Budget-Fokus · ab 14 €/Nutzer/Monat

77/100

Stärken

→Günstiger als HubSpot mit ähnlichen Features
→Sehr gute E-Mail-Integration (Outlook/Gmail)
→Dokumentenmanagement integriert
→AI-Assistent Zia für Priorisierung

Schwächen

– Keine DATEV-Integration
– UI weniger poliert als HubSpot
– Steilere Einrichtung

Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis für mittelgroße Kanzleien, die Marketing-Automation und Kontaktmanagement kombinieren wollen.

#5Microsoft Dynamics 365 Sales

Größere Kanzleien und WP-Gesellschaften · ab 65,10 €/Nutzer/Monat

74/100

Stärken

→Tiefste Teams/Outlook-Integration
→Sehr stark für Kanzleien im Microsoft-Ökosystem
→Copilot AI für E-Mail-Entwürfe
→Skalierbar für 50+ Mitarbeiter

Schwächen

– Teuer für kleine Kanzleien
– Komplexes Lizenzmodell
– Keine DATEV-Integration nativ

Nur für größere Wirtschaftsprüfungsgesellschaften sinnvoll, die bereits stark auf Microsoft 365 setzen.

Weiterführende CRM-Ressourcen

Vergleich

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HubSpot Alternativen 2026 →

Leitfaden

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