Typische Systemlandschaft im Großhandel
Aufträge, Lager, Lieferanten, Konditionen, Abrechnung, Einkauf
Bestellabwicklung, Lagerbestandsführung, Konditionsgruppen, Jahresabschlüsse
Produktstammdaten, Attribute, Beschreibungen, Kanal-Ausleitung
Lieferanten-Artikeldaten aufbereiten, Katalog-Export, Shop-Produktdaten
Kundenstamm, Konditionsgruppen, Kommunikation, Servicevorgänge
Kundengruppen, Rahmenvertragsverwaltung, Key-Account-Kommunikation
Bestellportal, Preis- und Verfügbarkeitsabfrage, Selbstbedienung
B2B-Webshop mit kundenspezifischen Preisen, Bestellhistorie, Schnellbestellung
Margenanalyse, Sortimentsperformance, Lieferantenperformance, Lagerrotation
ABC-Analyse, Deckungsbeitragsrechnung, Lagerreichweite, Liefertreue
Datenaustausch zwischen ERP, PIM, CRM, Shop und EDI-Schnittstellen
EDIFACT-Lieferantenbestellungen, Shop-Sync, CRM-Stammdatensync
| System | Rolle | Beispiele | Priorität |
|---|---|---|---|
| ERP / Warenwirtschaft | Aufträge, Lager, Lieferanten, Konditionen, Abrechnung, Einkauf | Bestellabwicklung, Lagerbestandsführung, Konditionsgruppen, Jahresabschlüsse | Kernbaustein |
| PIM | Produktstammdaten, Attribute, Beschreibungen, Kanal-Ausleitung | Lieferanten-Artikeldaten aufbereiten, Katalog-Export, Shop-Produktdaten | Hoch |
| CRM | Kundenstamm, Konditionsgruppen, Kommunikation, Servicevorgänge | Kundengruppen, Rahmenvertragsverwaltung, Key-Account-Kommunikation | Mittel–Hoch |
| Shop / B2B-Portal | Bestellportal, Preis- und Verfügbarkeitsabfrage, Selbstbedienung | B2B-Webshop mit kundenspezifischen Preisen, Bestellhistorie, Schnellbestellung | Mittel–Hoch |
| BI / Reporting | Margenanalyse, Sortimentsperformance, Lieferantenperformance, Lagerrotation | ABC-Analyse, Deckungsbeitragsrechnung, Lagerreichweite, Liefertreue | Mittel |
| iPaaS / Integration | Datenaustausch zwischen ERP, PIM, CRM, Shop und EDI-Schnittstellen | EDIFACT-Lieferantenbestellungen, Shop-Sync, CRM-Stammdatensync | Mittel |
Typische ERP-Probleme im Großhandel
Warenwirtschaft und ERP wachsen auseinander
Viele Großhändler nutzen eine Warenwirtschaft aus den 2000ern, die für damalige Sortimentsgrößen konzipiert war. Neue Anforderungen wie B2B-Webshop, Mehrlagerhaltung und Konditionsvarianten werden mit Workarounds gelöst – die Basis bricht langsam.
Konditionsverwaltung für Kundengruppen unstrukturiert
Kundenspezifische Preise, Mengenrabatte, Jahresboni und Rahmenvertragskonditionen werden in Excel-Tabellen gepflegt. Vertrieb und Faktura arbeiten mit verschiedenen Ständen. Fehlkalkulationen und Kundenbeschwerden sind die Folge.
Lieferantenanbindung manuell und fehleranfällig
Bestellungen an Lieferanten werden per E-Mail oder Fax ausgelöst. Auftragsbestätigungen werden manuell ins System eingepflegt. EDI-Schnittstellen fehlen oder sind für einzelne Lieferanten selbst gebaut und nicht wartbar.
Shop-Integration fehlt oder ist veraltet
Der B2B-Webshop zeigt nicht den aktuellen Lagerbestand. Kundenspezifische Preise werden nicht übertragen. Bestellungen aus dem Shop landen als manuelle E-Mails im ERP. Integrations-Schulden wachsen mit jedem Auftrag.
Lager und Bestandsführung unzuverlässig
Mehrlagerhaltung ist technisch nicht sauber abgebildet. Inventurdifferenzen häufen sich. Reservierungen für laufende Aufträge sind nicht sichtbar. Kunden erhalten falsche Verfügbarkeitsauskünfte.
Keine BI-Sicht auf Marge und Sortimentsperformance
Welche Artikel liefern welche Deckungsbeiträge? Welche Lieferanten sind nicht liefertreu? Welche Kundengruppen sind unprofitabel? Diese Fragen können aus dem ERP-System nicht beantwortet werden – kein Reporting, kein Dashboard.
Typische Auswahlrisiken
Diese Fehler kosten bei ERP-Projekten im Großhandel am häufigsten Zeit und Budget.
Warenwirtschaft als vollwertiger ERP-Ersatz
Klassische Warenwirtschaftssysteme fehlen Finanzbuchhaltung, Controlling, Projektmanagement und APIs für moderne Integrationen. Nach der Migration auf ein 'echtes' ERP sind oft aufwändige Datenmigration und Prozessumstellungen notwendig.
Konditionslogik im Standard nicht abgedeckt
Großhandels-Konditionsmodelle (Kundengruppe × Artikelgruppe × Menge × Zeitraum) sind hochkomplex. Viele Standard-ERPs bilden sie nur teilweise ab. Customizing-Aufwände werden in der Angebotssphase regelmäßig unterschätzt.
Shop-Integration unterschätzt
Bidirektionale ERP-Shop-Integration mit kundenspezifischen Preisen, Echtzeit-Verfügbarkeit und Auftragssync ist kein Standard-Plugin. Realistisches Integrationsbudget: 30.000–80.000 €. Plus laufende Maintenance bei ERP- oder Shop-Updates.
Branchenspezifische Auswahlkriterien
Warenwirtschaft & Bestand
- → Mehrlagerhaltung mit Lagerort, Lagerplatz und Reservierungslogik
- → Chargen- und Seriennummernverfolgung (falls sortimentrelevant)
- → Mindestbestand, Nachbestellpunkt und automatische Disposition
- → Inventurverfahren: Stichtagsinventur, permanente Inventur
Konditionen & Preisfindung
- → Mehrstufige Konditionsmatrix: Kundengruppe × Artikelgruppe × Menge
- → Zeitlich begrenzte Aktionspreise und Staffelpreise
- → Jahresbonus- und Rückvergütungsabrechnung
- → Kundenspezifische Preislisten für B2B-Webshop
Integration & Schnittstellen
- → EDI-Anbindung (EDIFACT, OpenTRANS) für Lieferantenkommunikation
- → B2B-Shop-Integration mit Echtzeit-Preis und Verfügbarkeit
- → PIM-Anbindung für Produktstammdaten und Artikelbilder
- → iPaaS-Kompatibilität für weitere Systemanbindungen
BI & Reporting
- → Deckungsbeitragsrechnung auf Artikel-, Kunden- und Lieferantenebene
- → ABC-Analyse für Sortiments- und Lageroptimierung
- → Lieferantenbewertung nach Liefertreue, Qualität und Kosten
- → Standard-Dashboards oder BI-Konnektoren (Power BI, Qlik)
Typische Projektsituation
Anonymisiertes Szenario – ERP Großhandel
Kontext: Technischer Großhändler mit 22.000 Artikeln, 850 aktiven Kunden, 3 Standorten, 12 Mitarbeitende in Auftragsabwicklung und Einkauf.
Ausgangslage: Warenwirtschaft aus 2009 mit selbst entwickelter Konditionslogik in Excel. B2B-Webshop ohne Echtzeit-Preise. EDI-Verbindungen zu 4 Lieferanten per Einzellösung. Keine BI-Integration. Inventurdifferenzen von 2,1 % jährlich.
Vorgehen: Anforderungsworkshop mit Einkauf, Vertrieb, Logistik und IT. Bewertung von Sage 100, Microsoft Dynamics 365 BC und SAP Business One nach Konditionsmodell, Mehrlagerfähigkeit und Shop-Integration. Kritisches Kriterium: native B2B-Shop-Konnektoren.
Ergebnis: ERP eingeführt mit zentraler Konditionsmatrix für 12 Kundengruppen, EDI-Anbindung an 15 Lieferanten und B2B-Shop mit Echtzeit-Verfügbarkeit. Inventurdifferenz nach 12 Monaten auf 0,4 % reduziert.
Ressourcen für die ERP-Auswahl im Großhandel
Software-Auswahlmatrix
ERP-Systeme nach Konditionsmodell, Mehrlagerfähigkeit und Shop-Integration bewerten – XLSX mit TCO-Vergleich.
XLSX herunterladen →Reifegradcheck
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