Die 4 Kostenblöcke einer Software-Einführung
Lizenz- / Abo-Kosten
Die sichtbarsten Kosten – aber oft nur die Spitze des Eisbergs. Vorsicht bei 'pro User'-Modellen, die mit dem Wachstum explodieren.
- Lizenzmodell verstehen: Named User vs. Concurrent User vs. Flat Fee
- Modulkosten: Was ist im Basis-Paket, was kostet extra?
- Preisstufen: Ab welcher Userzahl springt der Preis?
- Vertragliche Preiserhöhungen (Eskalationsklauseln)?
Kostenfalle: Einstiegspreise sehen günstig aus, aber mit 50 statt 20 Usern und 3 Zusatzmodulen verdoppeln sich die Kosten schnell.
Implementierungskosten
Das Customizing, die Konfiguration, die Datenmigration, das Testing – hier liegt oft 60–80% der Gesamtkosten im ersten Jahr.
- Beratertage für Konfiguration und Customizing
- Datenmigration (Analyse, Mapping, Bereinigung, Test, Cutover)
- Integrationen (APIs, Middleware, Konnektoren)
- Schulung und Change Management
- Projektmanagement (intern + extern)
Kostenfalle: Anbieter nennen optimistische Ranges ('80–120 Beratertage'). In der Praxis werden es fast immer mehr – vor allem wenn Scope-Änderungen dazu kommen.
Laufende Betriebskosten
Die oft übersehenen Kosten: Hosting, Support, Wartung, interne Admin-Aufwände und kontinuierliche Weiterentwicklung.
- Hosting / Cloud-Infrastruktur (bei Self-Hosting: Server, Backup, Monitoring)
- Support-Vertrag und SLAs
- Interne IT-Ressourcen für Administration und 2nd-Level-Support
- Updates und Upgrades (Aufwand für Testing und Nachkonfiguration)
- Schulung neuer Mitarbeitender (laufend)
Kostenfalle: Cloud-Lösungen wirken 'alles inklusive', aber API-Limits, Storage-Grenzen und Premium-Support sind häufig kostenpflichtige Add-ons.
Versteckte & indirekte Kosten
Die Kosten, die in keinem Angebot stehen – aber eure Kalkulation sprengen können.
- Produktivitätsverlust während der Einführung (Learning Curve)
- Opportunity Costs: Was kann das Team nicht tun, während es im Projekt steckt?
- Workarounds und manuelle Prozesse bei Feature-Lücken
- Exit-Kosten bei Systemwechsel (Datenmigration, Re-Integration, Schulung)
- Kosten für Nicht-Migration: Was kostet es, das Altsystem weiter zu betreiben?
Kostenfalle: Indirekte Kosten werden systematisch unterschätzt, weil sie nicht auf einer Rechnung stehen.
5-Jahres-TCO Framework
So verteilen sich die Kosten typischerweise über den Lebenszyklus einer Software-Lösung.
| Phase | Anteil an 5-Jahres-TCO | Zusammensetzung |
|---|---|---|
| Jahr 0 (Auswahl + Implementierung) | 40–60% der 5-Jahres-TCO | Lizenz/Setup + Implementierung + Migration + Schulung + Change |
| Jahr 1–2 (Stabilisierung) | 15–25% der 5-Jahres-TCO | Laufende Lizenzen + Support + Nachbesserungen + Schulungen |
| Jahr 3–5 (Betrieb + Evolution) | 25–40% der 5-Jahres-TCO | Laufende Lizenzen + Erweiterungen + Upgrades + interne Admin |
Häufige Fragen
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