Einordnung: n8n als Systemklasse (iPaaS / Workflow Automation)
n8n ist Workflow-Automatisierung / leichtgewichtiges iPaaS
- Verbindet Systeme über APIs, Webhooks, Datenbanken, Dateien und Events.
- Orchestriert Workflows: Trigger - Transformation - Zielsystem(e).
- Wichtig für produktive Nutzung: Monitoring, Reprocessing, Idempotenz und klare Ownership.
Warum Unternehmen n8n oft evaluieren
- Datenhoheit: self-hosting möglich (eigene Infrastruktur, private Netze).
- Flexibilität: Custom Nodes, eigene APIs, besondere Netzwerkwege.
- Skalierung: bei vielen Ausführungen kann das Modell attraktiver sein als reine Task-basierte SaaS-Preise.
Kurzfazit: Wenn APIs vorhanden sind, ist iPaaS der robuste Weg. Die Frage ist dann: möchtest du die Plattform selbst betreiben (mehr Kontrolle, mehr Verantwortung) oder managed nutzen (schneller, weniger Ops)?
Self-Hosting vs Cloud: Entscheidungshilfe für Unternehmen
Die Wahl hängt weniger von „Feature-Liste“ ab, sondern von Security/Netzwerk, Volumen und eurer Betriebsfähigkeit.
| Kriterium | n8n Self-Hosted | n8n Cloud |
|---|---|---|
| Time-to-Value | mittel (Setup nötig) | hoch |
| Datenhoheit/Netzwerk | sehr hoch | mittel |
| Betriebsaufwand | mittel-hoch | niedrig-mittel |
| Security-Verantwortung | bei dir | geteilt/mehr beim Anbieter |
| Skalierung bei Volumen | gut (infra+ops) | abhängig vom Plan |
| Best Fit | kritische Integrationen, Private Netze | schnell starten, wenig Ops |
Self-Hosting (z.B. Hetzner VPS) passt, wenn …
- du Datenpfade kontrollieren musst (z.B. interne APIs/DBs, private Netze, On-Prem)
- du Governance/Security selbst gestalten willst (Firewall, Secrets, Zugriffe)
- Automatisierung produktionskritisch ist und du Betrieb ernst nimmst (SLA, Monitoring)
- du (oder ein Partner) Ops-Kapazität für Updates/Backups hast
Cloud (Managed) passt, wenn …
- du schnell starten willst und möglichst wenig Infrastruktur betreiben möchtest
- ihr keine Ressourcen für Patching/Backups/Monitoring habt
- Use Cases primär SaaS-to-SaaS sind (wenig private Netzwerke)
- du planbare Betriebsverantwortung lieber auslagerst
Praxis-Tipp: Viele Unternehmen starten Cloud für Quick Wins und migrieren ausgewählte, produktionskritische Flows später in ein kontrolliertes Self-Hosted Setup - oder umgekehrt.
DSGVO-Perspektive: Welche Vorteile Self-Hosting realistisch bringt
DSGVO ist selten ein „Tool-Problem“, sondern ein Prozess- und Governance-Thema.
DSGVO-Vorteile: worum es realistisch geht
- Transparenz der Datenflüsse: Welche Daten gehen wohin? (Mapping/Logs)
- Datenminimierung: nur Felder übertragen, die nötig sind (Filter/Transform)
- Zugriffskontrolle: Wer kann Credentials/Workflows sehen und ändern?
- Datenresidenz/Hosting: Self-hosting kann Anforderungen an Datenstandort/Netzwerk vereinfachen - ersetzt aber keine Governance.
Was Self-Hosting nicht automatisch löst
- Rechtsgrundlagen/AVV, Aufbewahrungsfristen, Löschkonzepte sind weiterhin notwendig
- Security ist deine Verantwortung: Patchen, Secrets, Audit, Incident Response
- Protokollierung kann selbst zum Datenschutzthema werden (Logs enthalten ggf. personenbezogene Daten)
Wichtiger Hinweis: Logs sind praktisch - aber potenziell personenbezogen. Definiere, welche Daten geloggt werden dürfen, wie lange, und wer Zugriff hat.
Hetzner-Setup (Überblick): so sieht ein sauberes n8n Self-Hosted Setup aus
Wenn Self-Hosting für euch passt, sollte das Setup von Anfang an produktionsnah sein: HTTPS, Postgres, Persistenz, Backups, Monitoring und Updates.
Architektur-Blueprint (pragmatisch)
- VPS (Ubuntu LTS) + Docker Compose
- Reverse Proxy (z.B. Traefik) + HTTPS (Let's Encrypt)
- Postgres statt SQLite (robuster im Wachstum)
- Persistente Volumes + Backups (offsite) + Restore-Test
Betrieb (Run): Minimum-Standard
- Monitoring (Uptime + Ressourcen) und Alerts
- Reprocessing: Fehlerdaten speichern + gezielte Retries
- Release-Management: Updates geplant, nicht „wenn es brennt“
- Runbooks + Ownership: wer reagiert auf Fehler?
Typischer Fehler: „Erst mal schnell aufsetzen“ ohne Backups/Updates/Monitoring. Das funktioniert bis zur ersten Störung.
n8n Einführung im Unternehmen: Phasenmodell (Quick Wins ohne Chaos)
Das Ziel ist nicht „möglichst viele Workflows“, sondern stabile Automatisierung mit Ownership, Standards und messbarem Nutzen.
Phase 1: Use Cases & Shortlist (1-2 Wochen)
- Top-10 Automationen sammeln (Business Value, Volumen, Systeme, Risiken)
- API-Verfügbarkeit klären (wo ist iPaaS perfekt, wo braucht es Workarounds?)
- Entscheidung Self-hosted vs Cloud mit Security/IT (Constraints, Netz, AVV)
- Erfolgskriterien definieren (z.B. Durchsatz, Fehlerquote, Bearbeitungszeit, Ownership)
Phase 2: Pilot (2-6 Wochen)
- 2-3 Workflows produktionsnah bauen (inkl. Fehlerpfade, Logging, Alerting)
- Datenqualität prüfen (Pflichtfelder, Mapping, Dublettenlogik)
- Governance light: Naming, Owners, Review-Prozess, Secrets Policy
- Abnahme über KPI (nicht „läuft bei mir“)
Phase 3: Skalierung (laufend)
- Standards: Templates, Node-Konventionen, Error-Handling Patterns
- Portfolio-Steuerung: was wird gebaut, was wird abgeschaltet?
- Betrieb industrialisieren: Monitoring, Runbooks, On-Call (wenn nötig)
- TCO-Tracking: Steps/Runs, Incidents, Wartungszeit
Cross-Linking Hinweis: Wenn n8n bei euch vor allem ERP/PIM/Shop verbindet: ERP-PIM Integration Use Case zeigt, welche Patterns ihr früh einbauen solltet.
Häufige Fragen
Erstberatung: n8n Einführung & Hosting-Entscheidung (vendor-neutral)
Ich unterstütze systemunabhängig bei: Use-Case-Backlog, Hosting-Entscheidung (Self-Hosted vs Cloud), Betriebsdesign (Monitoring/Reprocessing/Runbooks), DSGVO-nahe Governance (Zugriffe/Logs), und einem Pilot, der wirklich produktionsfähig ist.