Kurz & knapp
Eine ERP-Einführung ist kein IT-Projekt – es ist ein Organisationsprojekt mit IT-Anteil. Die 7 Schritte: Ist-Analyse → Anforderungen → Longlist → Demos → TCO & Referenzen → Entscheidung → Einführung. Planen Sie 12–18 Monate und budgetieren Sie Implementierungskosten als 3–5× der Jahreslizenz.
Die 7 Phasen der ERP-Einführung
Ist-Analyse & Zieldefinition
Bevor ein ERP ausgewählt wird, muss klar sein, was das aktuelle System nicht kann – und was das neue leisten soll.
- Prozesse dokumentieren: Was läuft heute wie? (Order-to-Cash, Purchase-to-Pay, Produktion)
- Schmerzpunkte inventarisieren: Wo entstehen Brüche, Medienbrüche, manuelle Workarounds?
- Ziele formulieren: Was soll nach der Einführung besser sein – konkret und messbar
- Stakeholder identifizieren: Wer ist betroffen, wer muss eingebunden werden?
- Budget-Rahmen abstecken: Investitions- und Betriebskosten für 5 Jahre grob kalkulieren
Typischer Fehler: Unternehmen starten mit der Anbieterevaluierung, ohne ihre Anforderungen zu kennen. Das Ergebnis: jeder Anbieter klingt überzeugend.
Anforderungskatalog erstellen
Der Anforderungskatalog ist das wichtigste Dokument im Auswahlprozess – er übersetzt Ihre Geschäftsprozesse in evaluierbare Systemanforderungen.
- Muss-/Kann-Anforderungen unterscheiden (M/S/N-Priorisierung)
- Funktionale Anforderungen je Modul (Einkauf, Produktion, Vertrieb, Finanz, HR)
- Nicht-funktionale Anforderungen: Performance, Verfügbarkeit, Datenschutz, Schnittstellen
- Integrationsanforderungen: Welche Systeme müssen angebunden werden (CRM, PIM, Shop)?
- Reporting- und Compliance-Anforderungen definieren
Typischer Fehler: Feature-Listen statt Use Cases – Anbieter können jede Checkbox ankreuzen, aber ob der Prozess wirklich unterstützt wird, zeigt sich erst in der Demo.
Markt-Screening & Longlist
Aus dem breiten ERP-Markt werden 6–10 potenzielle Systeme herausgefiltert, die grundsätzlich zum Anforderungsprofil passen.
- Marktüberblick: Welche ERP-Systeme sind für Ihre Branche und Unternehmensgröße relevant?
- K.O.-Kriterien definieren: Was schließt Anbieter sofort aus (Sprache, On-Prem vs. Cloud, Branchenfokus)?
- RFI (Request for Information) an 6–10 Anbieter versenden
- Antworten auswerten und auf 3–5 Kandidaten verdichten
- Referenzliste anfragen: Welche vergleichbaren Unternehmen nutzen das System?
Typischer Fehler: Nur die bekannten Systeme (SAP, Dynamics, Sage) zu betrachten und spezialisierte Lösungen zu übersehen, die besser passen würden.
Anbieter-Demos & Shortlist
Strukturierte Demos nach einem einheitlichen Skript – damit Sie Anbieter wirklich vergleichen können, statt Marketing-Shows zu bewerten.
- Demo-Skript erarbeiten: Ihre 5–8 kritischsten Prozesse als Testszenarien formulieren
- Bewertungsbogen vorbereiten: Einheitliche Kriterien für alle Teilnehmer
- Demos in 3–4 Stunden durchführen – mit Ihren eigenen Daten oder realistischen Beispieldaten
- Bewertungen im Team zusammenführen und diskutieren
- Auf 2–3 Finalisten verdichten für tiefere Evaluation
Typischer Fehler: Anbieter führen ihre Demos in ihrer optimalen Reihenfolge durch. Ohne eigenes Skript sehen Sie nicht, was Sie wirklich brauchen.
TCO-Analyse & Referenzgespräche
Jetzt wird es konkret: Vergleichbare Angebote einholen, Gesamtkosten über 5 Jahre ermitteln und mit echten Anwendern sprechen.
- RFP (Request for Proposal) an 2–3 Finalisten mit konkretem Scope versenden
- Total Cost of Ownership kalkulieren: Lizenz + Implementierung + Betrieb + Schulung
- Referenzgespräche führen: 2–3 vergleichbare Kunden des Anbieters direkt kontaktieren
- PoC (Proof of Concept) für kritische Anforderungen, die im Demo unklar blieben
- Vertragsverhandlung vorbereiten: Welche Punkte sind nicht verhandelbar?
Typischer Fehler: Nur auf den Lizenzpreis schauen. Implementierungskosten sind oft 3–5× so hoch wie die erste Jahreslizenz.
Entscheidung & Vertragsabschluss
Die Entscheidungsvorlage wird erstellt, intern freigegeben und der Vertrag unter den richtigen Bedingungen abgeschlossen.
- Entscheidungsvorlage für Geschäftsführung / Projektsteuerkreis erstellen
- Nutzwertanalyse: Systematischer Vergleich nach gewichteten Kriterien
- Vertragseckpunkte verhandeln: Preise, SLAs, Eskalationsklauseln, Exit-Rechte
- Implementierungspartner auswählen (oft separat vom Softwarehersteller)
- Projektcharter und Kickoff-Termin festlegen
Typischer Fehler: Zeitdruck bei Vertragsabschluss. Quartalsend-Rabatte führen zu schlechten Vertragsbedingungen, die über Jahre teuer werden.
Einführung & Go-Live
Die eigentliche Einführung – mit klarem Scope, Change Management und einem Hypercare-Plan für die kritische Zeit nach Go-Live.
- Projektplan mit Meilensteinen, Ressourcen und Verantwortlichkeiten
- Datenmigration: Analyse, Bereinigung, Mapping, Test-Migration, Cutover
- Schulungskonzept: Key-User-Schulung vor Go-Live, Endnutzer-Schulung kurz davor
- Go-Live-Strategie: Big Bang oder Rollout nach Standort/Modul?
- Hypercare-Phase: Erhöhter Support in den ersten 4–8 Wochen nach Go-Live
Typischer Fehler: Go-Live ist nicht Projektabschluss. Ohne Hypercare-Ressourcen und klare Eskalationswege kollabieren Einführungen in der kritischen Anfangsphase.
Realistischer Zeitplan
Gesamtprojekt: 12–21 Monate vom ersten Workshop bis zum stabilen Betrieb