Kurz & knapp
Eine PIM-Einführung scheitert meistens an schlechten Altdaten, unterschätzter Datenmodell-Komplexität oder fehlender Governance. Die 7 Schritte: Bestandsaufnahme → Datenmodell → Systemauswahl → Demos → TCO → Migration → Go-Live. Planen Sie 6–12 Monate und investieren Sie ausreichend Zeit in Datenbereinigung vor der Migration.
Die 7 Phasen der PIM-Einführung
Bestandsaufnahme & Zieldefinition
Bevor ein PIM ausgewählt wird, muss klar sein, welche Produktdaten aktuell wo liegen – und warum sie so oft falsch oder inkonsistent sind.
- ✓Produktdaten-Inventur: Wie viele Artikel, Varianten, Bilder und Dokumente gibt es heute?
- ✓Datenquellen kartografieren: ERP, Excel-Listen, Bilderordner, Lieferanten-Portale
- ✓Schmerzen benennen: Wo entstehen Datenfehler? Was kostet die manuelle Pflege pro Woche?
- ✓Kanäle definieren: Welche Ausgabekanäle sollen das PIM beliefern (Shop, Print, Marktplätze)?
- ✓Stakeholder einbinden: Produktmanagement, E-Commerce, Marketing, IT, Einkauf
Typischer Fehler: Viele Unternehmen unterschätzen den Umfang ihrer Produktdaten. Erst die Inventur zeigt, wie viele Duplikate, unvollständige Datensätze und Inkonsistenzen wirklich vorhanden sind.
Datenmodell & Anforderungen
Das Datenmodell ist das Herzstück des PIM. Wer es zu früh einem System überlässt, riskiert ein System, das zu den eigenen Prozessen passt – statt umgekehrt.
- ✓Produktklassen & Attribute definieren: Welche Eigenschaften hat jede Produktgruppe?
- ✓Versionierung und Varianten klären: Farbe/Größe-Matrix, Bundles, Sets
- ✓Mehrsprachigkeit: Welche Sprachen und Länder müssen verwaltet werden?
- ✓Medien-Anforderungen: Bilder, Videos, PDFs, CAD-Dateien – Typen und Mengen
- ✓Workflow-Anforderungen: Wer pflegt, wer prüft, wer gibt frei? Genehmigungsprozesse skizzieren
Typischer Fehler: Datenmodell-Entscheidungen, die im Projekt nicht gemacht werden, werden vom System gemacht – und sind hinterher schwer zu ändern. Investieren Sie Zeit in diesen Schritt.
Marktscreening & Systemauswahl
Der PIM-Markt ist unübersichtlich: von Open-Source-Lösungen bis Enterprise-Plattformen. Mit klaren K.O.-Kriterien reduzieren Sie schnell auf 3–5 ernsthafte Kandidaten.
- ✓K.O.-Kriterien festlegen: Cloud vs. On-Premise, Preisniveau, Branchenfokus, Connectors
- ✓Longlist erstellen: Akeneo, Pimcore, Contentserv, Stibo, Bluestone PIM, inriver, Catsy …
- ✓RFI versenden: Kurze Checkliste mit 20–30 Anforderungen an 6–8 Anbieter
- ✓Antworten auswerten und Shortlist auf 3 Finalisten reduzieren
- ✓Referenzen anfragen: Welche vergleichbaren Unternehmen nutzen das System?
Typischer Fehler: Akeneo und Pimcore sind bekannt – deshalb werden sie oft vorausgewählt, ohne den Markt zu screenen. Für spezifische Branchen oder Unternehmensgrößen gibt es oft besser passende Lösungen.
Demos & technische Evaluation
Strukturierte Demos auf Basis eigener Szenarien sind der wichtigste Schritt – sie entscheiden, ob das System Ihre Prozesse wirklich unterstützt.
- ✓Demo-Skript vorbereiten: Ihre 5–7 kritischsten Produktdaten-Szenarien als Testfälle
- ✓Technische Fragen klären: API-Dokumentation, Integrations-Architektur, Performance bei großen Datenmengen
- ✓Bewertungsbogen einsetzen: Alle Teilnehmer bewerten nach denselben Kriterien
- ✓Connector-Test: Wie gut integriert sich das PIM mit Ihrem ERP, Shop-System und Marktplätzen?
- ✓Proof of Concept (optional): Kritische Workflows mit eigenen Daten testen
Typischer Fehler: Anbieter zeigen das PIM in seiner besten Konfiguration. Nur wenn Sie eigene Szenarien mitbringen, sehen Sie, ob es für Ihre Produktstruktur wirklich funktioniert.
TCO-Analyse & Vertragsabschluss
Lizenzkosten sind selten der größte Kostenblock. Erst die Vollkostenbetrachtung über 5 Jahre zeigt, welches System wirklich wirtschaftlicher ist.
- ✓Angebote vergleichen: Lizenz + Implementierung + Schulung + Betrieb über 5 Jahre
- ✓Implementierungspartner evaluieren (oft separat vom Softwarehersteller)
- ✓Vertragseckpunkte: Dateneigentum, Exportformate, Kündigungsfristen, SLAs
- ✓Referenzgespräche: 2–3 vergleichbare Kunden direkt kontaktieren
- ✓Entscheidungsvorlage für Geschäftsführung / Projektsteuerkreis erstellen
Typischer Fehler: Open-Source-Lösungen wie Pimcore wirken günstiger – aber Implementierungs- und Anpassungskosten können die Lizenzersparnis schnell überwiegen. TCO rechnen.
Datenmigration & Konfiguration
Die Migration der Altdaten ist meist der kritischste und am meisten unterschätzte Teil der PIM-Einführung.
- ✓Daten-Mapping: Alte Felder auf neues Datenmodell abbilden
- ✓Datenbereinigung: Duplikate, unvollständige Datensätze, Encoding-Probleme vor der Migration lösen
- ✓Test-Migration: Erst 10 %, dann 100 % – mit Validierungsreport
- ✓Connectors konfigurieren und testen: ERP-Anbindung, Shop-System, Marktplätze
- ✓Key-User schulen und Workflows aktivieren
Typischer Fehler: Altdaten in schlechter Qualität 1:1 zu migrieren ist der häufigste Fehler. Das PIM importiert den Datenmüll – und dann kämpft das Team damit jahrelang.
Go-Live & kontinuierliche Verbesserung
Ein PIM-Projekt endet nicht am Go-Live-Tag. Die Qualität der Produktdaten verbessert sich über Monate – wenn die Prozesse und Governance stimmen.
- ✓Pilotgruppe definieren: Erst 1–2 Produktkategorien vollständig im PIM, dann ausrollen
- ✓Hypercare-Phase: Erhöhter Support in den ersten 4–8 Wochen
- ✓Data-Governance einrichten: Wer ist verantwortlich für welche Produktkategorie?
- ✓KPIs definieren: Datenvollständigkeit, Time-to-market für neue Produkte, Fehlerquote
- ✓Rollout auf alle Produktkategorien und Kanäle in Wellen planen
Typischer Fehler: PIM ohne Governance ist eine teure Dateiverwaltung. Erst wenn klar ist, wer was pflegt und wann freigegeben wird, entfaltet ein PIM seinen Wert.
Realistischer Zeitplan
Gesamtprojekt: 6–12 Monate vom ersten Workshop bis zum stabilen produktiven Betrieb