Tim Sternatz · SystemSelect · Herstellerunabhängige Softwareauswahl
· Aktualisiert · 8 Min Lesezeit
"Wir sind seit 8 Monaten in der ERP-Auswahl" – dieser Satz ist kein Zeichen von Gründlichkeit, sondern von einem kaputten Prozess. Lange Auswahlprojekte führen zu Entscheidungsmüdigkeit, veralteten Anforderungen und schlechteren Ergebnissen.
Hier ist, wie ein strukturierter 6-Wochen-Prozess aussieht – und warum er besser ist als ein 6-Monatsprojekt.
Warum klassische Auswahlprozesse zu lang dauern
Vollständigkeitsdrang
"Wir müssen alle 800 Anforderungen dokumentieren." Nein – 80 % dieser Anforderungen deckt jedes System im Markt ab. Fokus auf die entscheidenden 20 %.
Zu viele Stakeholder
Wenn 12 Personen mitreden, aber niemand entscheiden kann, dreht sich das Projekt im Kreis. Klare RACI-Matrix ist Pflicht.
Nebenbei-Projekt
Das Auswahlprojekt läuft parallel zum Tagesgeschäft. Termine werden verschoben, Feedback kommt verspätet. Feste Zeitblöcke sind nicht verhandelbar.
Zu viele Anbieter
8–10 Anbieter zu vergleichen klingt gründlich, ist aber lähmend. Ab 5 Anbietern verliert das Team den Überblick – und die Entscheidungsqualität sinkt.
Der 6-Wochen-Zeitplan
Woche 1
Scope & K.O.-Kriterien
- ✓Stakeholder-Runde: Wer entscheidet, wer berät?
- ✓K.O.-Kriterien definieren: Was darf das System definitiv nicht?
- ✓Die 5–10 wichtigsten Kernprozesse beschreiben
- ✓Budget-Rahmen festlegen
Output: 1-seitiger Scope-Brief + K.O.-Liste
Woche 2
Longlist → Shortlist
- ✓Marktüberblick erstellen (15–25 Anbieter)
- ✓RFI-Fragebogen versenden
- ✓K.O.-Kriterien anwenden → 3–5 Anbieter übrig
- ✓Demo-Termine mit Shortlist vereinbaren
Output: Shortlist mit 3–5 Anbietern
Woche 3–4
Demos & Bewertung
- ✓Drehbuch für Demos erstellen (Ihre Prozesse, nicht Anbieter-Pitch)
- ✓Anbieter-Demos durchführen (je 3–4 Stunden)
- ✓Scoring-Modell anwenden
- ✓Team-Feedback strukturiert einholen
Output: Bewertungsmatrix mit klarem Favoriten
Woche 5–6
Entscheidung & Vertrag
- ✓Referenzgespräche mit 2–3 Bestandskunden des Favoriten
- ✓Vertragsverhandlung: SLA, Preise, Exit-Klauseln
- ✓Entscheidungsvorlage für Geschäftsführung
- ✓Kick-off mit Implementierungspartner
Output: Unterschriebener Vertrag + Projektstart