Evidenzstatus · Stand 2026-08-12
Projektmuster · kein Kundennachweis
Dieses Projektmuster verdichtet typische Anforderungen, Entscheidungen und Risiken aus der Beratungspraxis. Es beschreibt kein einzelnes Kundenmandat. Unternehmen, Verlauf und Kennzahlen sind illustrativ modelliert und dürfen nicht als gemessene Kundenergebnisse gelesen werden.
Interner Nachweis
Redaktionelles Szenario; im Repository liegt kein freigegebener Kundennachweis vor.
Datenschutz & Freigabe
Keine Kundendaten oder Original-Screenshots verwendet. Kundenfreigabe ist für dieses Projektmuster nicht anwendbar.
Kennzahlen-Nachweis
| Kennzahl | Klasse | Baseline | Zeitraum | Berechnung | Grenze |
|---|---|---|---|---|---|
| Lead-to-Close +28 % | Modelliert | Illustrative sechsmonatige Opportunity-Kohorte vor CRM-Einführung | 6 Monate nach modelliertem Go-live | Szenariovergleich abgeschlossener Opportunities bei gleichbleibender Kohortendefinition | Kein CRM-Export; Markt-, Team- und Preiseffekte sind nicht kontrolliert. |
| 40 % TCO-Vorteil | Modelliert | Illustratives 5-Jahres-TCO-Modell für drei festgelegte Editions- und Nutzungsszenarien | 5 Jahre | Lizenz, Einführung, Administration und Integrationen im Szenario addiert und verglichen | Kein Anbieterangebot; Preise und Scope ändern sich. |
| 15 automatisierte Workflows | Modelliert | 0 zentral dokumentierte Automationen im Ausgangsszenario | 6 Monate nach modelliertem Go-live | Zählung der im Projektmuster definierten aktiven Workflow-Typen | Anzahl sagt nichts über Nutzungsvolumen oder wirtschaftlichen Effekt aus. |
Auf einen Blick
Ausgangslage
Das Unternehmen war über Jahre organisch gewachsen und pflegte Kundenbeziehungen wie viele KMU: in Outlook und Excel. Mit steigendem Wettbewerbsdruck und wachsendem Team wurde die fehlende Vertriebsstruktur zum echten Wachstumshemmnis. Das Ziel: ein CRM, das das Team tatsächlich nutzt – nicht nur installiert.
Unsere Rolle im Projekt
SystemSelect hat die Systemauswahl moderiert und sichergestellt, dass die Entscheidung auf Basis von Anforderungen – nicht auf Basis von Marketing-Folien getroffen wurde. In der Implementierungsphase haben wir das Change Management und die Schulungsplanung übernommen, weil Adoption die entscheidende Erfolgsvariable bei CRM-Projekten ist.
Die größte Herausforderung war nicht die Technik, sondern die Nutzungsdisziplin: Ein CRM, das nicht gepflegt wird, ist wertlos. Deshalb haben wir die erste Zeit nach Go-Live intensiv begleitet und erst dann abgeliefert, als die Adoption-Kurve stabil war.
Vorgehen: 5 Phasen in 6 Monaten
01Anforderungsanalyse (Woche 1–4)
- →Workshops mit Vertrieb, Marketing und Geschäftsführung
- →95 priorisierte Anforderungen, davon 12 Must-haves
- →Besondere Anforderung: nahtlose Integration mit bestehender Microsoft 365 Umgebung
- →Budget-Rahmen definiert: max. 600 EUR/Monat Lizenzkosten bei 12 Nutzern
02Marktanalyse & Longlist (Woche 5–7)
- →5 Systeme evaluiert: HubSpot, Salesforce Sales Cloud, Microsoft Dynamics 365 Sales, Pipedrive, noCRM.io
- →TCO-Vergleich über 3 Jahre: HubSpot Professional deutlichster Vorteil (40 % günstiger als Salesforce)
- →Shortlist: HubSpot Professional, Salesforce Starter Suite, Microsoft Dynamics 365 Sales
- →Ausschluss Pipedrive: zu wenig Marketing-Automation für geplante Lead-Nurturing-Kampagnen
03Demo & Bewertung (Woche 8–11)
- →Scripted Demo mit eigenem Beispiel-Lead-Prozess und realen Angebotsdaten
- →Bewertung durch 4 Personen (Vertriebsleiter, Account Manager, Marketing, GF) mit Scorecard
- →Entscheidung: HubSpot Professional – beste Kombination aus Usability, Marketing-Automation und Preis
- →Salesforce technisch gleichwertig, aber Lizenzkosten und Implementierungsaufwand nicht darstellbar
04Implementierung & Datenmigration (Woche 12–20)
- →Migration: 1.200 Kontakte aus Outlook, 380 Unternehmen aus Excel, 95 offene Angebote
- →Pipeline-Konfiguration: 5 Deal-Stages definiert mit klaren Eingangs-/Ausgangskriterien
- →E-Mail-Integration: Outlook-Tracking aktiviert, Kalender-Synchronisation eingerichtet
- →Marketing-Hub: 15 E-Mail-Workflows aufgebaut (Lead-Nurturing, Onboarding, Reaktivierung)
05Change Management & Schulung (Woche 18–24)
- →2 Schulungstage: Tag 1 Grundlagen (alle), Tag 2 rollenspezifisch (Vertrieb/Marketing getrennt)
- →4-wöchige Begleitung nach Go-Live: wöchentliche Feedback-Runde, Anpassungen am Workflow
- →CRM-Champion intern bestimmt – verantwortlich für Datenpflege-Standards und neue Mitarbeiter-Onboarding
- →Erfolgsmessung: monatliches Adoption-Dashboard (Aktivitäten, Deal-Updates, E-Mail-Nutzung)
Modellierte Ergebnisse nach 6 Monaten Betrieb
Qualitative Ergebnisse
- +Vertriebsleitung hat erstmals Echtzeit-Zugang zu allen Opportunities – keine wöchentlichen Status-Mails mehr
- +Website-Leads werden automatisch erfasst und dem richtigen Vertriebsmitarbeiter zugewiesen
- +Angebote werden direkt aus HubSpot erstellt – Versanddatum und Folgeaktivitäten automatisch gesetzt
- +E-Mail-Sequenzen pflegen Kontakte über längere Entscheidungszyklen ohne manuellen Aufwand
- +Neues Reporting: Conversion je Kanal, Durchlaufzeit je Deal-Stage, Aktivitäten je Mitarbeiter