Evidenzstatus · Stand 2026-08-12
Projektmuster · kein Kundennachweis
Dieses Projektmuster verdichtet typische Anforderungen, Entscheidungen und Risiken aus der Beratungspraxis. Es beschreibt kein einzelnes Kundenmandat. Unternehmen, Verlauf und Kennzahlen sind illustrativ modelliert und dürfen nicht als gemessene Kundenergebnisse gelesen werden.
Interner Nachweis
Redaktionelles Szenario; im Repository liegt kein freigegebener Kundennachweis vor.
Datenschutz & Freigabe
Keine Kundendaten oder Original-Screenshots verwendet. Kundenfreigabe ist für dieses Projektmuster nicht anwendbar.
Kennzahlen-Nachweis
| Kennzahl | Klasse | Baseline | Zeitraum | Berechnung | Grenze |
|---|---|---|---|---|---|
| 35 % weniger manuelle Schritte | Modelliert | 100 manuelle Prozessschritte im illustrativen Ausgangsprozess | 12 Monate nach modelliertem Go-live | Vergleich einer modellierten Prozessaufnahme vor/nach Integration: 100 → 65 Schritte | Keine Zeitmessung oder Kundendaten; der Effekt hängt von Scope, Customizing und Adoption ab. |
| 11 Monate Projektlaufzeit | Modelliert | Kickoff des illustrativen Projekts | Kickoff bis modellierter Go-live | Summe der im Szenario beschriebenen Auswahl-, Implementierungs- und Hypercare-Phasen | Kein Benchmark und keine Terminzusage. |
| 18 % Lizenzpreisreduktion | Modelliert | Illustratives Listenpreisangebot vor Verhandlung | Verhandlungsstand vor Vertragsabschluss | Modellierter Preisvergleich zwischen Erstangebot und gebündeltem Zielangebot | Keine Originalangebote; Rabatte sind anbieter-, volumen- und zeitabhängig. |
Auf einen Blick
Ausgangslage
Das Unternehmen betrieb seit 2015 eine nicht mehr gewartete Version von Microsoft Dynamics NAV. Cloud-Anbindung, moderne Schnittstellen und eine integrierte Fertigungsplanung fehlten vollständig. Die Entscheidung für eine Ablösung war getroffen – die Frage war: Welches System, welcher Partner, zu welchem Preis?
Unsere Rolle im Projekt
SystemSelect wurde als neutrales PMO und Evaluierungspartner beauftragt – unabhängig von Softwareanbietern und Implementierungspartnern. Wir haben den gesamten Auswahlprozess von der Anforderungsanalyse bis zur Vertragsverhandlung begleitet und anschließend die Implementierungsphase als Qualitätssicherungsinstanz und Schnittstelle zwischen Auftraggeber und Systemhaus begleitet.
Unser Mandat: Die beste Entscheidung für das Unternehmen treffen – nicht die bequemste oder die des günstigsten Anbieters.
Vorgehen: 5 Phasen in 11 Monaten
01Anforderungsanalyse (Woche 1–8)
- →Workshops mit 6 Fachbereichen (Vertrieb, Produktion, Einkauf, Lager, Controlling, IT)
- →230 priorisierte Anforderungen erarbeitet (davon 18 Must-haves)
- →Prozesslandkarte Ist/Soll für 12 Kernprozesse
- →Make-or-buy-Analyse für Spezialfunktionen (Servicemodul, Projektabrechnung)
02Marktanalyse & Longlist (Woche 9–12)
- →8 ERP-Systeme evaluiert: SAP Business One, Dynamics 365 BC, Infor LN, Epicor Kinetic, abas, proALPHA, Sage X3, Haufe X360
- →Scoring-Matrix auf Basis der 18 Must-haves und 40 High-Priority-Anforderungen
- →Shortlist: Microsoft Dynamics 365 Business Central, proALPHA, abas ERP
- →Preisindikationen für TCO-Vergleich eingeholt
03Demos & Bewertung (Woche 13–20)
- →Scripted Demo: 12 definierte Testszenarien mit echten Artikeln und Produktionsaufträgen
- →Bewertungs-Scorecard mit 5 Bewertern aus Fachbereichen
- →Referenzbesuche bei je einem Bestandskunden der drei Shortlist-Anbieter
- →Technische Due Diligence: Schnittstellen, Wartbarkeit, Roadmap
04Entscheidung & Verhandlung (Woche 21–24)
- →Entscheidungsmatrix mit gewichteten Kriterien (Funktionalität 40 %, TCO 30 %, Partner 20 %, Strategie 10 %)
- →Dynamics 365 Business Central als Sieger – deutlichster Vorsprung im Funktionsbereich Produktion
- →Lizenzpreisverhandlung: 18 % Reduktion durch Bündelung mit Microsoft 365
- →SLA-Verhandlung: 99,9 % Verfügbarkeit mit 4h Reaktionszeit für kritische Fehler
05Implementierung & Go-Live (Monat 7–11)
- →Phasenmodell: Finance & Einkauf (Monat 7–8), Produktion & Lager (Monat 9–10), CRM-Integration (Monat 11)
- →Datenmigration: 14.000 Artikel, 8.200 Kunden/Lieferanten, 6 Jahre Buchungshistorie
- →Key-User-Schulung: 22 Mitarbeitende, rollenbasierte Trainings je Fachbereich
- →Hypercare-Phase: 6 Wochen dedizierter Support nach Go-Live
Modellierte Ergebnisse nach 12 Monaten Betrieb
Qualitative Ergebnisse
- +Echtzeit-Lagerbestandsanzeige ersetzt täglich erstellten Excel-Report
- +Auftragsstatus für Vertrieb und Produktion in einer Ansicht sichtbar
- +Fremdwährungsgeschäfte vollständig im ERP abgebildet – kein manuelles Nachpflegen mehr
- +Integration mit Microsoft 365 (Teams, Outlook) direkt out-of-the-box nutzbar
- +Projektleiter und Controlling erstmalig mit Echtzeit-Budget-Tracking