Kurz & knapp
Die Qualität Ihrer CRM-Anforderungen entscheidet über die Qualität der Anbieter-Angebote. Strukturieren Sie nach Vertrieb, Marketing, Service, Integration und Compliance – und unterscheiden Sie konsequent zwischen Muss- und Kann-Anforderungen. Nur so können Sie HubSpot, Salesforce und Dynamics 365 wirklich neutral vergleichen.
Anforderungsbereiche im Überblick
Vertrieb & Pipeline-Management
Muss-Anforderungen
- ✓Kontakt- und Firmenverwaltung mit individuellen Feldern
- ✓Opportunity-Management mit Phasen, Werten und Wahrscheinlichkeiten
- ✓Aktivitäten-Tracking: Anrufe, E-Mails, Meetings, Aufgaben
- ✓Forecast-Übersicht je Vertriebsmitarbeiter und Team
- ✓Lead-Erfassung und -Qualifizierung (inkl. Herkunft)
Kann-Anforderungen
- ○KI-gestützte Deal-Scoring und Next-Best-Action
- ○Automatisierte Sequenzen und Cadences
- ○Angebots- und Auftragserstellung direkt im CRM
Marketing & Kampagnen
Muss-Anforderungen
- ✓Segmentierung von Kontakten nach Attributen und Verhalten
- ✓E-Mail-Marketing mit Templates und Tracking
- ✓Lead-Nurturing und automatisierte Workflows
- ✓Formular-Integration für Website-Lead-Erfassung
Kann-Anforderungen
- ○Multi-Channel-Kampagnen (Social, Ads, Print)
- ○Attribution-Reporting: Welcher Kanal bringt den besten ROI?
- ○Account-Based-Marketing (ABM) für B2B
Service & Kundensupport
Muss-Anforderungen
- ✓Ticket-System mit Priorisierung und SLA-Tracking
- ✓Kundenkommunikationshistorie über alle Kanäle
- ✓Wissensdatenbank / Self-Service-Portal
- ✓Eskalations-Workflows
Kann-Anforderungen
- ○Live-Chat und Chatbot-Integration
- ○Customer-Success-Metriken (NPS, CSAT, Churn-Prediction)
- ○Field-Service-Management
Integrationen & Schnittstellen
Muss-Anforderungen
- ✓ERP-Integration: Bidirektionaler Datenaustausch (Kunden, Aufträge, Rechnungen)
- ✓E-Mail-Client-Integration (Outlook / Gmail) mit Sync
- ✓Kalender-Synchronisation
- ✓REST-API für individuelle Anbindungen
Kann-Anforderungen
- ○Marketing-Automation-Plattform (falls separates Tool)
- ○E-Commerce-Shop-Anbindung (Bestellhistorie im CRM)
- ○Telefonie-Integration (CTI) für Inbound-Teams
Compliance & Datenschutz
Muss-Anforderungen
- ✓DSGVO-konforme Datenspeicherung (EU-Server oder Privacy Shield)
- ✓Einwilligungs-Management für Marketing-Kommunikation
- ✓Rollen- und Rechteverwaltung (welcher User sieht was?)
- ✓Audit-Log für sensible Datenänderungen
- ✓Datenlöschung auf Anfrage (Right to be Forgotten)
Kann-Anforderungen
- ○Datentreuhänder-Konzept für Branchen mit besonderen Anforderungen
- ○Zertifizierungen: ISO 27001, SOC 2 Type II
HubSpot vs. Salesforce vs. Dynamics: Kurzvergleich
| Kriterium | HubSpot | Salesforce | Dynamics 365 |
|---|---|---|---|
| Einstieg & Time-to-Value | Sehr schnell – in Wochen produktiv | Mittel – komplexes Setup, viel Potenzial | Mittel – besonders einfach mit M365-Stack |
| Sales-Usability (tägliche Nutzung) | Sehr intuitiv, hohe Nutzerakzeptanz | Leistungsfähig, Lernkurve vorhanden | Gut mit Teams/Outlook-Integration |
| Marketing-Automation | Führend im Mittelstandssegment | Stark (Pardot/Marketing Cloud, teuer) | Solide mit Power Automate |
| ERP-Integration | Über APIs, keine native ERP-Lösung | Breites Ökosystem, viele Konnektoren | Nativ mit Dynamics 365 Business Central |
| Skalierbarkeit & Customizing | Gut für KMU, bei Enterprise an Grenzen | Sehr hoch – für komplexe Anforderungen | Hoch – besonders im Microsoft-Ökosystem |
| TCO (3 Jahre, 20 User) | 60–120k € (Professional/Enterprise) | 100–200k € (Sales Cloud Professional+) | 80–150k € (inkl. M365-Synergien) |
Richtwerte für 20 User im Mittelstand. Individuelle Angebote holen Sie über einen strukturierten RFP-Prozess ein.
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