HS-01Primärquelle
HubSpot: Sales Hub pricing
Belegt: Aktuelle Editionen und öffentlich ausgewiesene Preislogik; Währung und Abrechnung können variieren.
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HubSpot ist bei schnellem Go-to-Market und Inbound-Fokus prüfenswert, Salesforce bei stark konfigurierbaren Vertriebs-/Serviceorganisationen und Dynamics 365 in Microsoft-zentrierten Landschaften. Edition, Add-ons, Datenmodell und Betriebsaufwand entscheiden – nicht eine pauschale Gesamtnote.
Direkte Entscheidungshilfe
Wann dieser Vergleich trägt – und wann nicht
Geeignet, wenn
HubSpot für schnellen Go-to-Market, Salesforce für stark konfigurierbare Vertriebsorganisationen, Dynamics für Microsoft-zentrierte Landschaften prüfen.
Bedingt geeignet
Edition, Seats, Automatisierung, Datenvolumen, Integrationen und Governance gemeinsam kalkulieren.
Nicht geeignet als Entscheidungsbasis
Kostenlose Einstiegspakete mit produktionsreifen Enterprise-Konfigurationen gleichsetzen.
CRM als Systemklasse: Was wirklich zählt
Kernprozesse
- Lead → Opportunity → Kunde (Pipeline, Aktivitäten, Forecast)
- Marketing-Übergabe (MQL/SQL) und Kampagnen (wenn relevant)
- Service/CS: Tickets, SLAs, Knowledge (falls relevant)
- Reporting: Funnel, Conversion, Pipeline-Health, Customer Health
Erfolgshebel
- Adoption: weniger Klicks, klare Pflichtfelder, schlanke Workflows
- Definitionen: Lifecycle/Status/Dealstufen – schriftlich und konsistent
- Integration: Website, Email, Telefonie, ERP/BI (inkl. Monitoring/Reprocessing)
- Operating Model: Admin-Rollen, Releases, Datenregeln
Kurzprofile: Wo jedes System typischerweise glänzt
HubSpot
Inbound-first Suite mit hoher Usability (Sales/Marketing/Service)
Gut geeignet für
- Wachstum über Inbound/Content/Lead-Gen
- Schneller Start mit wenig Tool-Brüchen (Suite-Ansatz)
- Teams, die klare Workflows und hohe Adoption brauchen
Darauf achten
- Skalierung kann Bundle-/Lizenzlogik beeinflussen
- Bei sehr komplexem Datenmodell: Governance sauber designen
Salesforce
Enterprise-CRM mit maximaler Erweiterbarkeit & Ökosystem
Gut geeignet für
- Komplexe Prozesse, viele Teams/Einheiten, hohe Skalierung
- Service/Customer Success auf hohem Reifegrad
- Wenn Plattform-Fähigkeiten, Apps und Integrationen stark genutzt werden
Darauf achten
- Time-to-Value oft langsamer (Design/Governance/Setup)
- TCO stark durch Admin/Partner/Customizing getrieben
Microsoft Dynamics 365
Customer Engagement im Microsoft-Stack (Power Platform, M365)
Gut geeignet für
- Microsoft-first Organisationen (M365, Teams, Power BI, Power Platform)
- CRM eng mit ERP/BI/Power Platform verknüpfen
- Hohe Anforderungen an Datenmodell, Rollen/Rechte, Prozesslogik
Darauf achten
- Erfolgsfaktor ist Partnerqualität und Scope-Disziplin
- Time-to-Value hängt stark von Governance und Integrationsdesign ab
Prüfmatrix – HubSpot vs. Salesforce vs. Dynamics 365
Die Einordnung zeigt Prüfhypothesen, keine Produktnoten. Gewichtet wird erst mit Ihren Muss-Kriterien; danach folgt ein Mini-PoC mit echten Daten.
Bewertungslogik
Ausschlusskriterien werden zuerst geprüft. Muss-Kriterien erhalten kundenspezifische Gewichte; Anbieter müssen zentrale Funktionen im gleichen Demo-Skript nachweisen. Ohne diese Eingaben wird keine Summe gebildet.
Ergebnis: ein nachvollziehbarer Fit je Szenario statt eines universellen Siegers.
Kurzinterpretation
- HubSpot: häufig stark bei Time-to-Value und Suite-Ansatz.
- Salesforce: stark bei Enterprise-Skalierung, Service und Plattform-Flexibilität.
- Dynamics 365: stark bei Microsoft-Integration, Datenmodell und Prozess-/Governance-Anspruch.
HubSpot
- Time-to-Value (schnell live, wenig Overhead) – Wie schnell wird sauber produktiv gearbeitet (Sales/Marketing/Service)?
- Eher passend
- Sales-Usability & Pipeline-Fokus – Tägliche Nutzung, Aktivitäten, Forecast, Geschwindigkeit im Vertrieb.
- Im Pilot prüfen
- Marketing-Automation & Inbound – Lead Gen, Nurturing, Scoring, Attribution (je nach Paket/Setup).
- Schwerpunkt
- Service/Support (Tickets, SLAs, Knowledge) – Wenn Support/Customer Success ein Kernprozess ist.
- Edition prüfen
- Customizing / Datenmodell / Governance – Komplexe Prozesse, Rollen/Rechte, Workflow-Logik, Skalierung.
- Komplexität begrenzen
- Ökosystem & Integrationen – Marketplace, APIs, Partnerlandschaft, Integrationsreife.
- Marketplace/API prüfen
- Microsoft-Stack Fit (M365/Teams/Power Platform/Power BI) – Wenn stark auf Microsoft standardisiert wird.
- Integration prüfen
- TCO-Planbarkeit (3–5 Jahre, KMU/SME Sicht) – Lizenzlogik + Implementierung + Admin + Betrieb + Weiterentwicklung.
- Seats/Bundles prüfen
Salesforce
- Time-to-Value (schnell live, wenig Overhead) – Wie schnell wird sauber produktiv gearbeitet (Sales/Marketing/Service)?
- Projektabhängig
- Sales-Usability & Pipeline-Fokus – Tägliche Nutzung, Aktivitäten, Forecast, Geschwindigkeit im Vertrieb.
- Im Pilot prüfen
- Marketing-Automation & Inbound – Lead Gen, Nurturing, Scoring, Attribution (je nach Paket/Setup).
- Edition/Add-on prüfen
- Service/Support (Tickets, SLAs, Knowledge) – Wenn Support/Customer Success ein Kernprozess ist.
- Service Cloud prüfen
- Customizing / Datenmodell / Governance – Komplexe Prozesse, Rollen/Rechte, Workflow-Logik, Skalierung.
- Plattform-Schwerpunkt
- Ökosystem & Integrationen – Marketplace, APIs, Partnerlandschaft, Integrationsreife.
- Marketplace/API prüfen
- Microsoft-Stack Fit (M365/Teams/Power Platform/Power BI) – Wenn stark auf Microsoft standardisiert wird.
- Integration prüfen
- TCO-Planbarkeit (3–5 Jahre, KMU/SME Sicht) – Lizenzlogik + Implementierung + Admin + Betrieb + Weiterentwicklung.
- Admin/Apps/Partner prüfen
Dynamics 365
- Time-to-Value (schnell live, wenig Overhead) – Wie schnell wird sauber produktiv gearbeitet (Sales/Marketing/Service)?
- Projektabhängig
- Sales-Usability & Pipeline-Fokus – Tägliche Nutzung, Aktivitäten, Forecast, Geschwindigkeit im Vertrieb.
- Im Pilot prüfen
- Marketing-Automation & Inbound – Lead Gen, Nurturing, Scoring, Attribution (je nach Paket/Setup).
- Edition/Add-on prüfen
- Service/Support (Tickets, SLAs, Knowledge) – Wenn Support/Customer Success ein Kernprozess ist.
- Customer Service prüfen
- Customizing / Datenmodell / Governance – Komplexe Prozesse, Rollen/Rechte, Workflow-Logik, Skalierung.
- Plattform-Schwerpunkt
- Ökosystem & Integrationen – Marketplace, APIs, Partnerlandschaft, Integrationsreife.
- Microsoft-Ökosystem
- Microsoft-Stack Fit (M365/Teams/Power Platform/Power BI) – Wenn stark auf Microsoft standardisiert wird.
- Schwerpunkt; Zusatzlizenzen möglich
- TCO-Planbarkeit (3–5 Jahre, KMU/SME Sicht) – Lizenzlogik + Implementierung + Admin + Betrieb + Weiterentwicklung.
- Lizenzen/Partner/Governance prüfen
| Kriterium | Warum relevant | HubSpot | Salesforce | Dynamics 365 |
|---|---|---|---|---|
| Time-to-Value (schnell live, wenig Overhead) | Wie schnell wird sauber produktiv gearbeitet (Sales/Marketing/Service)? | Eher passend | Projektabhängig | Projektabhängig |
| Sales-Usability & Pipeline-Fokus | Tägliche Nutzung, Aktivitäten, Forecast, Geschwindigkeit im Vertrieb. | Im Pilot prüfen | Im Pilot prüfen | Im Pilot prüfen |
| Marketing-Automation & Inbound | Lead Gen, Nurturing, Scoring, Attribution (je nach Paket/Setup). | Schwerpunkt | Edition/Add-on prüfen | Edition/Add-on prüfen |
| Service/Support (Tickets, SLAs, Knowledge) | Wenn Support/Customer Success ein Kernprozess ist. | Edition prüfen | Service Cloud prüfen | Customer Service prüfen |
| Customizing / Datenmodell / Governance | Komplexe Prozesse, Rollen/Rechte, Workflow-Logik, Skalierung. | Komplexität begrenzen | Plattform-Schwerpunkt | Plattform-Schwerpunkt |
| Ökosystem & Integrationen | Marketplace, APIs, Partnerlandschaft, Integrationsreife. | Marketplace/API prüfen | Marketplace/API prüfen | Microsoft-Ökosystem |
| Microsoft-Stack Fit (M365/Teams/Power Platform/Power BI) | Wenn stark auf Microsoft standardisiert wird. | Integration prüfen | Integration prüfen | Schwerpunkt; Zusatzlizenzen möglich |
| TCO-Planbarkeit (3–5 Jahre, KMU/SME Sicht) | Lizenzlogik + Implementierung + Admin + Betrieb + Weiterentwicklung. | Seats/Bundles prüfen | Admin/Apps/Partner prüfen | Lizenzen/Partner/Governance prüfen |
PoC-Blueprint: 10 echte Deals, 1 Leadquelle (Website/Formular), 1 Integration (Email oder Telefonie), 1 Report (Pipeline-Health), 1 Rechte-Szenario (Team/Region) und ein Fehlerfall (Pflichtfeld fehlt).
Empfehlung nach Szenario
Szenario 1: Inbound/Growth ist Kernstrategie
Empfehlung:
HubSpot, Salesforce und Dynamics mit identischem Lead-, Nurturing-, Scoring- und Attributionstest prüfen; benötigte Marketingprodukte und Kontakte separat kalkulieren.
Was du testen solltest
- Lead-Erfassung (Formulare), Nurturing, Scoring
- MQL/SQL Übergabe, Lifecycle Definitionen
- Attribution/Reporting passend zum eigenen Funnel
Szenario 2: Komplexe Sales-Organisation (mehr Teams/Einheiten)
Empfehlung:
Alle drei Systeme mit demselben Rollen-, Regionen-, Datenmodell- und Forecast-Szenario testen; Edition, Add-ons und Betriebsrollen sichtbar machen.
Was du testen solltest
- Rollen-/Rechtekonzept und Datenzugriff (Teams, Regionen)
- Forecasting/Reporting für verschiedene Ebenen
- Automationen (Freigaben, Deal-Stage Regeln, Playbooks)
Szenario 3: Service/Support ist geschäftskritisch
Empfehlung:
Service Cloud, Dynamics 365 Customer Service und HubSpot Service Hub editionbezogen anhand derselben SLA-, Eskalations- und Omnichannel-Fälle vergleichen.
Was du testen solltest
- Tickets, SLAs, Eskalationen, Knowledge Base
- Omnichannel/Telefonie/Email-Integration
- Übergabe Sales → CS/Service inkl. Customer Health
Szenario 4: Microsoft-first & Prozess-/Datenmodell stark
Empfehlung:
Dynamics 365 wegen der Microsoft-Nähe auf die Longlist nehmen; HubSpot und Salesforce nicht ohne Integrationstest ausschließen. MVP-Scope und Betriebsmodell vor der Demo festlegen.
Was du testen solltest
- Power Platform Automationen, Power BI Reports
- Integration zu ERP (z. B. Business Central/FO) und Identity
- Admin-/Betriebsmodell (Wer betreut was? Release-Zyklen?)
CRM-ERP-Integration: Wie schließt sich jedes System an?
Im B2B-Mittelstand ist die Verbindung zum ERP fast immer ein Pflichtkriterium. Angebote, Aufträge, Lagerbestände und Kundenumsätze müssen in beiden Systemen konsistent sein. Die drei CRMs lösen das sehr unterschiedlich.
HubSpot
Über iPaaS / API
Typische Tools
- HubSpot Operations Hub (Native Sync)
- Zapier / Make (No-Code)
- Custom API (REST)
Wann gut
Gut für Szenarien, wo CRM und ERP wenig Echtzeit-Datenaustausch benötigen. Angebotsdaten fließen oft manuell oder per Batch.
Risiko
Kein nativer ERP-Connector für gängige Systeme. Middleware-Pflege kann zum Aufwandstreiber werden.
Salesforce
Über MuleSoft / Konnektoren
Typische Tools
- MuleSoft Anypoint (Enterprise)
- SAP Connector
- Dynamics BC / SAP ISV-Apps
Wann gut
Sehr flexibel für komplexe Integrationsarchitekturen. Starke Partner-Ökosystem für gängige ERP-Systeme (SAP, Oracle, Sage).
Risiko
Implementierungsaufwand und laufende Wartungskosten hoch. MuleSoft ist lizenzpflichtig.
Dynamics 365
Nativ zu Microsoft ERP
Typische Tools
- Business Central (Mittelstand)
- Finance & Operations (Enterprise)
- Dataverse als gemeinsame Datenbasis
Wann gut
Native Echtzeit-Integration ohne Middleware für das Microsoft ERP-Ökosystem. Kunden-, Angebots- und Auftragsdaten teilen eine Datenbasis.
Risiko
Vorteil nur bei Microsoft-ERP. Für SAP oder andere ERPs trotzdem Middleware nötig.
Praxis-Tipp: Stellen Sie im Demo-Prozess immer einen konkreten Integrationstest auf: ein Angebot im CRM anlegen → Auftrag im ERP bestätigen → Lagerstatus zurückschreiben. Wer diesen Testfall nicht in der Demo zeigt, hat keine saubere Integration.
CRM nach Branche: Was gilt wo?
Die allgemeinen Szenarien helfen bei der Orientierung – entscheidend ist aber der Branchenkontext. Hier die häufigsten B2B-Konstellationen aus unserer Beratungspraxis.
Maschinenbau / Projektgeschäft
Lange Sales Cycles (6–24 Monate), komplexe Angebote, Konfiguration, projektbasierte Abrechnung.
Dynamics 365, Salesforce und HubSpot anhand derselben Opportunity-, Angebots- und ERP-Integrationsszenarien prüfen. Produktbehauptungen gelten erst nach Demo-Nachweis für die gewählte Edition.
IT-Dienstleister / Consulting
Inbound-Leads, kurze Sales Cycles, hoher Teambedarf für Marketing-Automatisierung, Microsoft-Infrastruktur.
HubSpot bei Inbound-Fokus und schnellem Start prüfen. Dynamics 365 ist prüfenswert, wenn Teams/M365-Integration und ein Microsoft-ERP relevant sind.
Großhandel / Technischer Handel
Großer Kundenstamm, Wiederholkäufe, ERP-zentral für Lager/Logistik, CRM oft nur Beziehungsebene.
Dynamics 365 wegen Microsoft-Nähe, Salesforce und HubSpot mit ihren jeweiligen Integrationsoptionen prüfen. Führende Daten, Fehlerbehandlung, Lizenzbedarf und Betrieb müssen im Integrationskonzept stehen.
Einzelhandel / E-Commerce
B2C-Kontakte, Marketingautomatisierung, Loyalitätsprogramme, Anbindung Shopsystem.
HubSpot, Salesforce und Dynamics nur mit klar abgegrenztem Marketingprodukt vergleichen. Kontakte, Einwilligungen, Datenvolumen, Commerce-Anbindung und zusätzliche Lizenzen sind Muss-Kriterien.
Steuerberater / Kanzleien
Mandantenverwaltung, Wiedervorlage, Datenschutz (DSGVO), oft kleines Team.
CRM, DATEV-Kanzleimanagement und sichere Mandantenkommunikation zuerst funktional trennen. Danach CAS Kanzlei CRM und passende allgemeine CRM-Systeme mit Datenschutz- und Schnittstellennachweis prüfen.
Immobilien
Objektverwaltung, Lead-Matching, Portal-Integration (ImmoScout24), lange Entscheidungszyklen.
Branchensysteme sowie Salesforce-, HubSpot- und Dynamics-Konfigurationen anhand von Objekt-Matching, Portalübergabe, Datenschutz und Folgeverarbeitung testen; Add-ons separat ausweisen.
Was kostet HubSpot, Salesforce und Dynamics 365?
HubSpot Sales Hub
- Preisstatus
- Öffentliche Editionen; Preis nach Seat, Währung und Abrechnung
- Nicht im Listenpreis
- Onboarding, weitere Hubs, Daten-/Kontaktumfang
Salesforce Sales
- Preisstatus
- Öffentliche Editionen; aktuelle Landespreisliste prüfen
- Nicht im Listenpreis
- Implementierung, Apps, Admin und Integrationen
Dynamics 365 Sales
- Preisstatus
- Öffentliche Editionen; aktuelle Landespreisliste prüfen
- Nicht im Listenpreis
- Implementierung, Power Platform, Integrationen und mögliche Zusatzlizenzen
| System | Einstieg / User / Monat | Pro / Business | TCO-Treiber |
|---|---|---|---|
| HubSpot Sales Hub | Öffentliche Editionen | Preis nach Seat, Währung und Abrechnung | Onboarding, weitere Hubs, Daten-/Kontaktumfang |
| Salesforce Sales | Öffentliche Editionen | Aktuelle Landespreisliste prüfen | Admin/Partner, Customizing, Apps und Integrationen |
| Dynamics 365 Sales | Öffentliche Editionen | Aktuelle Landespreisliste prüfen | Governance, Power Platform, Integrationen, Zusatzlizenzen |
Preisstatus am 12. August 2026 geprüft. Für die TCO zählen der konkrete Warenkorb, Implementierung, Add-ons, Integrationen, Betrieb und Weiterentwicklung.
No-Go-Checkliste: Fragen, die die Shortlist entscheiden
No-Go Fragen
- Wie sieht das Zielbild aus: Sales-only oder Suite (Sales+Marketing+Service)?
- Wie wichtig ist Time-to-Value vs. maximale Erweiterbarkeit?
- Welche Integrationen sind 'must have' (Website, Email, Telefonie, ERP, BI)?
- Wie komplex sind Rollen/Rechte, Regionen, Produktlinien, Preislogiken?
- Wie viel Admin-Kapazität ist realistisch (intern + Partner)?
- Welche TCO-Sicht wird genutzt (3–5 Jahre) – inkl. Betrieb & Weiterentwicklung?
Nächster Schritt (praktisch)
- 10–20 Use Cases als Demo-Skripte formulieren
- Kriterien gewichten (z. B. Microsoft-Fit, Service, Inbound)
- Mini-PoC oder strukturierte Demos mit echten Daten
- TCO (3–5 Jahre) + Betriebsmodell (Admin/Partner) bewerten
HubSpot vs. Dynamics 365: Direktvergleich
Für Unternehmen, die zwischen HubSpot und Dynamics 365 schwanken, sind Microsoft-Zielbild, gewünschter Suite-Scope, Datenmodell, Integrationen und Betriebsorganisation zentrale Kriterien. Die Hypothese „HubSpot benötigt weniger Setup“ muss mit derselben Edition, demselben Datenumfang und demselben Demo-Skript geprüft werden.
HubSpot ist bei Inbound- und Suite-Szenarien prüfenswert. Dynamics 365 ist bei Microsoft-zentrierten Integrations- und Governance-Szenarien prüfenswert. Den Ausschlag geben nachgewiesener Standardumfang, notwendige Add-ons und der vollständige Betriebsaufwand.
Wann lohnt sich eine unabhängige CRM-Beratung?
Wenn mehr als ein System in die engere Auswahl kommt, Integrationsanforderungen komplex sind oder mehrere Abteilungen betroffen sind, schafft eine neutrale Bewertung nachvollziehbare Kriterien, ein einheitliches Demo-Skript und einen vergleichbaren TCO-Scope. Eine pauschale Zeit- oder Einspargarantie ist damit nicht verbunden.
Quellenregister
Primärquellen zuletzt am 12. August 2026 geprüft. Preise verstehen sich – sofern genannt – als öffentliche Listenpreise ohne Implementierung, Add-ons und individuelle Rabatte.
SF-01Primärquelle
Salesforce: Salesforce pricing
Belegt: Aktuelle Editionen und öffentliche Preisübersicht; Add-ons und Implementierung separat.
Quelle öffnen →MS-SALES-01Primärquelle
Microsoft: Dynamics 365 Sales – Preise
Belegt: Aktuelle Sales-Editionen, Lizenzhinweise und mögliche Zusatzlizenzen.
Quelle öffnen →SS-EST-01SystemSelect-Schätzung
SystemSelect: Projektkorridor für ERP-/CRM-/PIM-Einführungen
Belegt: Zeit- und Aufwandskorridore sind Schätzungen, keine Anbieterpreise; Annahmen stehen direkt am Vergleich.
Quelle öffnen →