CRM · Systemauswahl
Wie wir CRM-Systeme für den Mittelstand auswählen
Acht Phasen, strukturierte Methode, herstellerunabhängig. Von der Anforderungsanalyse bis zur Entscheidungsvorlage — inklusive Nutzerakzeptanz-Strategie.
Der Auswahlprozess · 8 Phasen
01 ──
Orientierung
Systemklasse und Scope klären: Vertriebsprozesse, Systemlandschaft (ERP, E-Mail, Telefon), Nutzerbasis, Pain Points. Ergebnis: Scope-Dokument.
02 ──
Anforderungen
Funktionale und nicht-funktionale Anforderungen aus Vertrieb, Marketing und Service. Priorisierter Kriterienkatalog mit 100–130 Positionen.
03 ──
Lastenheft
Vollständiges Lastenheft. Beschreibt Was — nicht Wie. Direkt versendbar an Anbieter als RFP-Grundlage. Enthält Demo-Szenarien.
04 ──
Marktübersicht
Systematisches Screening des CRM-Marktes. 20 Anbieter im aktiven Pool, kategorisiert nach Branche, Zielgröße und Fit-Hypothese.
05 ──
Longlist
K.O.-Filter nach Vertriebsprozess, Branche und Budget. 8–12 Anbieter für den strukturierten Vergleich, mit RFI-Versand.
06 ──
Shortlist
Scoring-Matrix nach gewichteten Kriterien. 3–5 finale Kandidaten mit nachvollziehbarer Begründung — inklusive TCO-Vorschau je Anbieter.
07 ──
Demo-Bewertung
Strukturierte Demos mit Ihren Vertriebsprozessen als Szenarien. Jeder Kandidat zeigt dieselben 6–10 Situationen mit identischem Bewertungsbogen.
08 ──
TCO & Entscheidung
5-Jahres-TCO je Kandidat: Lizenz, Implementierung, Schulung, Betrieb. Verteidigbare Entscheidungsvorlage für Geschäftsführung und Vertriebsleitung.
Bewertungsdimensionen · Auszug aus dem Kriterienkatalog
Vertrieb
- —Pipeline-Management & Deals
- —Aktivitäten & Aufgaben
- —Angebotserstellung
- —Forecasting & Reporting
- —Mobile App & Offline
- —E-Mail-Integration
Marketing & Service
- —Marketing-Automation
- —Lead-Scoring & Nurturing
- —Serviceticket-Management
- —Kundensegmentierung
- —Kampagnen-Tracking
- —Webformulare
Technisch
- —ERP-Integration (REST/API)
- —SSO & Active Directory
- —DSGVO & Datenhaltung DE
- —Skalierbarkeit User/Daten
- —Import/Export-Optionen
- —Mobile-App (iOS/Android)
Kommerziell
- —Lizenzmodell (Seat/Module)
- —5-Jahres-TCO
- —Implementierungskosten
- —Onboarding & Schulung
- —Implementierungspartner DACH
- —Vendor-Stabilität
Was Sie erhalten
D 01
CRM-Anforderungskatalog
XLSX + PDF · 28 Seiten. 118 Kriterien über alle CRM-Module, gewichtet nach Ihrer Vertriebsstruktur.
D 02
Vendor + TCO-Workbook
XLSX · 4 Sheets. Pro Shortlist-Anbieter: Scoring + 5-Jahres-TCO-Modell mit allen Kostenpositionen.
D 03
RFP-Vorlage CRM
PDF · 12 Seiten. Request for Proposal mit Prozessszenarien, Demo-Script und Bewertungsraster.
D 04
Entscheidungs-Memo
PDF · 5 Seiten. Empfehlung System + Partner. Risiken, Migrationspfad, Quick-Wins.
FAQ