Auf einen Blick
Ausgangslage
Nach zwei Akquisitionen in drei Jahren betrieb das Unternehmen fünf produktive Systeme mit überschneidenden Datensätzen. Es gab keinen Single Point of Truth für Kunden- oder Lieferantendaten. Der Compliance-Druck aus der Pharma-Regulierung (GxP, DSGVO) machte einen strukturierten MDM-Ansatz unausweichlich.
Unsere Rolle im Projekt
SystemSelect wurde als neutraler Berater für Systemauswahl und Datenstrategie beauftragt — ohne Bindung an Anbieter oder Implementierungspartner. Unser Auftrag: Die richtige MDM-Plattform für eine komplexe, regulierte Umgebung identifizieren und die Implementierung methodisch vorbereiten.
Wir haben den Datenaudit durchgeführt, die Anforderungen erhoben, den Markt strukturiert bewertet und die Entscheidungsvorlage für die Geschäftsführung erstellt. In der Implementierungsphase haben wir als Qualitätssicherungsinstanz zwischen Auftraggeber und MDM-Implementierungspartner vermittelt.
Vorgehen: 5 Phasen in 14 Monaten
01Datenstrategie & Bedarfsanalyse (Woche 1–6)
- →Datenaudit: 18.400 Kundendatensätze analysiert – Duplikatrate, Vollständigkeit, Feldbesetzung pro Domäne
- →Stakeholder-Workshops mit Einkauf, Vertrieb, IT, Qualitätssicherung, Datenschutzbeauftragtem
- →Domänen definiert: Customer, Supplier, Product (Phase 1); Location, Employee (Phase 2)
- →Business Case: ROI-Modell auf Basis gemessener manueller Abstimmungsaufwände (1,8 FTE/Jahr)
- →140 priorisierte Anforderungen, davon 16 Must-haves (DSGVO, Rückverfolgbarkeit, ERP-Integration)
02MDM-Marktanalyse & Longlist (Woche 7–10)
- →7 MDM-Systeme evaluiert: Stibo STEP, Informatica MDM, Reltio, Semarchy, Syndigo, SAP MDG, Precisely EnterWorks
- →Scoring gegen Must-have-Kriterien: Life-Sciences-Compliance, bidirektionale ERP-Konnektoren, Matching-Engine
- →Shortlist: Stibo STEP, Reltio, Semarchy – alle drei mit Pharma/Life-Sciences-Referenzen
- →TCO-Vergleich: Lizenz + Implementierung + 5 Jahre Betrieb pro Anbieter
03Demos, Referenzen & TCO-Analyse (Woche 11–18)
- →Scripted Demo mit echten Testdaten: Duplicate-Detection, Survivorship-Regeln, Workflow-Steuerung
- →Referenzgespräche mit je einem Pharmaunternehmen pro Shortlist-Anbieter
- →Stibo STEP Sieger: beste Matching-Engine, stärkste SAP-Integration, niedrigste TCO über 5 Jahre
- →Implementierungspartner-Auswahl parallel zur Systementscheidung – getrennte Bewertung
04Entscheidung & Implementierungsplanung (Woche 19–24)
- →Entscheidungsvorlage für Geschäftsführung: Scoring-Matrix, TCO-Vergleich, Risikobewertung
- →Vertragsverhandlung: 12 % Lizenzreduktion, 99,5 % SLA, dedizierter Customer-Success-Manager
- →Implementierungs-Roadmap: 3 Phasen über 18 Monate, beginnend mit Customer-Domäne
- →Datenmigrations-Konzept: Matching-Regeln, Survivorship-Logik, Rollback-Plan
05Rollout Phase 1: Customer Domain (Monat 7–14)
- →Erstbereinigung: 18.400 → 11.940 konsolidierte Kundendatensätze (35 % Duplikate eliminiert)
- →Golden-Record-Logik implementiert: automatische Übernahme von ERP als Source-of-Truth für Kerndaten
- →DSGVO-Dashboard: Consent-Status und Löschanfragen zentral abrufbar und protokolliert
- →Bidirektionale SAP-Integration: Änderungen synchron in MDM und ERP – kein manueller Abgleich mehr
Ergebnisse nach Phase 1
Qualitative Ergebnisse
- +Einkauf und Vertrieb arbeiten erstmals auf demselben Lieferanten-Datensatz – keine widersprüchlichen Konditionen mehr
- +Qualitätsaudit (GxP): Chargen-Rückverfolgbarkeit zu Lieferanten lückenlos nachweisbar
- +DSGVO-Löschanfragen vollständig automatisiert – Nachweis mit Zeitstempel und Protokoll
- +MDM als Fundament für Phase 2 (Supplier Domain) und geplante ERP-Konsolidierung in 2027
- +IT-Betriebsaufwand für Datenpflege von 1,8 auf 0,7 FTE gesunken
Weiterführende Inhalte
Was MDM leistet, wann es sinnvoll ist und wie die Anbieterauswahl strukturiert wird.
Was der Golden Record in der MDM-Praxis bedeutet – Matching-Regeln, Survivorship, Governance.
Wie Datenduplikate, Feldbesetzung und Konsistenz messbar gemacht und bereinigt werden.